Comprar serviços não é o mesmo que comprar parafusos. Ao contrário de produtos acabados, onde as especificações são bastante claras, quando se trata de serviços você contrata uma expectativa.

As variáveis são muitas e a escolha de um fornecedor não pode acontecer por acaso. Por isso o uso da RFP (Request For Proposal), ou Solicitação de Proposta, é tão recomendado. Ele serve justamente para diminuir os riscos e aumentar o grau de acerto na contratação – saiba mais neste post. Mas como encontrar a melhor relação entre preço, atendimento funcional e atendimento técnico?

É necessário estabelecer critérios e objetivos de seleção na RFP de modo a garantir que os resultados satisfaçam as necessidades e contribuam para os resultados da organização. Confira os itens que costumam ter mais relevância na avaliação de fornecedores:

Adequação da oferta à demanda

É preciso ter bem claro o que é realmente necessário para que o serviço seja executado à contento. Isso porque pode acontecer de o cliente pensar de forma inversa, ajustando a necessidade à oferta. Ou seja, pode-se errar duplamente ao contratar um fornecedor tanto sub quanto super qualificado;

Capacidade de atendimento

Questões como conhecimento do mercado, time dedicado, suporte e até proximidade física podem ser críticas, dependendo do caso;

Especificações técnicas e tecnológicas

Em se tratando de contratação de serviços de softwares e instalações, a exigência de especialização é condição essencial.

Os critérios podem variar de acordo com o mercado, o tamanho e a intenção da empresa e têm um grande impacto no custo final, não só no valor a ser pago, mas no preço certo para o serviço fornecido adequadamente – afinal, nem sempre o menor preço é a melhor opção, pois a entrega pode não ser adequada à necessidade. A partir deles, e dependendo da especificidade da demanda, ampliam-se e refinam-se as características a serem requeridas.

Uma RFP com critérios bem estruturados e adequados ao grau de complexidade da organização auxilia no processo decisório para se chegar à melhor relação custo/benefício. No entanto, a tarefa não é fácil, ainda mais em uma área altamente regulada como a jurídica. A boa notícia é que já existem soluções especializadas para ajudar os departamentos jurídicos a lidarem com essas variáveis!