Você percebeu que nos últimos anos o eSocial foi um dos temas mais discutidos pelos profissionais de RH? Para estar realmente dentro do assunto, é preciso saber as datas corretas para cada perfil de empresa se cadastrar.
Se seu faturamento é inferior a R$ 78 milhões, chegou a sua vez. Isso porque em julho de 2018 inicia-se a primeira fase da etapa 2 do projeto e empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas que possuam empregados e se enquadram nesta faixa de faturamento entrarão no eSocial.
E você sabe o que o eSocial exige e o que a sua empresa precisa fazer para atender as novas regras?
eSocial: chegou a vez da sua empresa
Para as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões, o eSocial entrou em efetivo exercício em janeiro deste ano, e agora chegou a vez das demais. O objetivo do programa é promover a integração das informações de diferentes órgãos públicos e substituir diversas obrigações acessórias, assim como facilitar o envio dos dados dos trabalhadores ao governo.
Com este projeto, se espera mais agilidade para as empresas, mas também, mais cobranças em relação ao cumprimento dos prazos e validação das informações. Já que, com o eSocial, os órgãos governamentais terão mais facilidade para fazer o monitoramento e a fiscalização.
As informações a serem repassadas ao eSocial estão ligadas à Folha de Pagamento, como os dados que anteriormente formavam CAGED, DIRF, RAIS e Informe de Rendimentos, entre outros. Assim como ao SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho), como Condições Ambientais do Trabalho e Fatores de Risco, Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) e Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT).
O envio integrado de informações de diferentes fontes pode gerar problemas nos dados cadastrais da sua empresa. Isso porque eles são confrontados com as bases do Cadastro da Pessoa Física (CPF) e do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).
Se forem encontradas divergências, você poderá ter prejuízo por não conseguir entregar a obrigação no prazo estabelecido. Por isso é tão importante a qualificação cadastral para o eSocial.
Exigências do eSocial: como preparar sua empresa
Um passo importante ao encontro do eSocial é garantir a consistência dos dados cadastrais dos funcionários. Você pode se antecipar e fazer a comparação entre as informações apresentadas no CPF e no CNIS. O portal do eSocial disponibiliza um link para acesso a informações cadastrais, como data de nascimento, nome completo e CPF. Essa consulta pode ser feita manualmente, com o envio de dados de até 10 funcionários ou em lote, com envio de arquivos em leiaute específico no formato de texto.
Faça uma revisão cuidadosa dos dados que você tem armazenados para não comprometer o que deve ser enviado ao eSocial. E lembre-se: não basta acertar as inconsistências, a forma como elas são originadas também deve ser corrigida.
Se encontrar divergências, faça uma atualização dos dados antes do envio ao eSocial.
Mas e depois? Como garantir que a cada mês e a cada envio de dados você se depare com críticas sobre informações que não “batem”? Existem passos importantes que podem evitar dores de cabeça e manter sua empresa sempre em dia com o eSocial:
- Fazer uma revisão no processo de trabalho: gerenciar seus processos de Medicina e Segurança do Trabalho, gestão de Cargos e Salários e contratação de forma integrada será essencial para a integridade dos dados gerados e cumprimento dos prazos. Eventos como aviso de férias, exames admissionais e transferências, por exemplo, farão parte do eSocial com regras e prazos específicos. E para cumpri-los, o processo precisa estar “redondinho”.
- Contar com a tecnologia: para garantir que todas as informações sejam geradas e transmitidas ao eSocial, de forma integrada e no tempo certo, você vai precisar de controle e automação. E é a tecnologia que vai prover os dois. Busque uma plataforma que possa ser integrada ao seus sistema de gestão (ERP) e demais soluções utilizadas pela sua empresa que seja capaz de controlar, monitorar e agendar processos. Assim você poderá tratar os dados e gerar as informações relativas ao eSocial com agilidade e assertividade.
O governo tem tentado ajudar e, agora em abril, o lançou o eSocial Web. Esta é uma ferramenta auxiliar para que as empresas possam inserir dados no eSocial em situações de contingência ou indisponibilidade de seu software, garantindo o cumprimento das obrigações legais
Contudo, você não pretende todos os meses ajustar dados no eSocial por falta de uma ferramenta que faça isso para você, com segurança e velocidade, certo? A solução então é adotar a solução certa para sua empresa tratar essas obrigações como rotina.
O eSocial vai promover o cruzamento de dados para fiscalização da aplicação das leis trabalhistas vigentes com multas para quem não estiver de acordo. Para atender às exigências, gere informações corretas no dia a dia e tenha tudo pronto e estruturado para os envios dos dados nos prazos estipulados.
Se você ainda está com dúvidas sobre como deixar sua empresa pronta para o eSocial.