A contratação de serviços é algo comum no dia a dia das empresas, mas nem sempre é um processo ágil e assertivo. No entanto, há recursos que facilitam a seleção dos fornecedores e trazem segurança ao contratante. É o caso das RFPs, RFIs e RFQs. Provavelmente você já ouviu falar dessas siglas, mas sabe diferenciá-las e qual é o jeito e o momento certo de usá-las?

RFP, RFI e RFQ são fases importantes da gestão do ciclo de vida dos contratos. Bons contratos dependem de uma boa gestão, e na organização jurídica isso é ainda mais relevante. Uma avaliação estruturada de seleção demonstra imparcialidade e melhor obediência aos princípios de compliance, eliminando grande parte dos riscos ao escolher o parceiro certo. Em seguida, confira uma definição sobre cada uma dessas etapas:

• RFP – Request for Proposal

A Solicitação de Proposta é um convite aos fornecedores, como é o caso dos escritórios credenciados da organização jurídica para participar de um processo de concorrência. A RFP dá estrutura para a tomada de decisão de contratar ou não, permitindo identificar de maneira clara os riscos e benefícios de cada fornecedor, facilitando encontrar a solução mais adequada para a empresa. Uma RFP mal elaborada pode levar a uma decisão equivocada e prejudicial.

• RFI – Request for Information

Informação é a chave de um negócio bem sucedido. E para assegurar mais assertividade, antes mesmo de qualquer Solicitação de Proposta, o passo inicial deve ser dado com a Solicitação de Informação. O objetivo é saber quais são exatamente os serviços que o parceiro pode oferecer, o que vale para aqueles já homologados, mas, principalmente, para novos fornecedores, reunindo informações para ajudar na tomada de decisão. A RFI é usada frequentemente como uma solicitação enviada para uma ampla base de potenciais parceiros, a fim de manter um banco de dados organizado de fornecedores que possam estar aptos a uma RFP e/ou RFQ.

• RFQ – Request for Quotation

A Solicitação de Cotação é um convite aos fornecedores identificados e homologados para participarem de um processo de licitação. A RFQ é usada para quando já se sabe as especificações do que se deseja contratar e quando há conhecimento acerca da capacidade e qualidade dos fornecedores convidados.

Agora que está mais claro o que cada fase representa, fica também mais nítida a necessidade de um processo de compras estruturado para aquisição de soluções tão sofisticadas para o seu jurídico. A clareza nas regras e nos objetivos com o envolvimento de outras áreas afins devem estar em sintonia com as necessidades do departamento jurídico. Saiba mais no post Gestão do departamento jurídico: ganhos que só o workflow pode trazer.

Quer identificar, qualificar e criar um ambiente de transparência junto aos parceiros credenciados? Então, busque uma solução de gestão especialmente pensada para a área jurídica!