Como controlar a produtividade da equipe? Monitorar as horas trabalhadas dos funcionários permite que a empresa produza mais com menos recursos. Isso transforma-se em um grande diferencial competitivo no mercado, pois possibilita oferecer produtos ou serviços com preços acessíveis sem perder a qualidade.
Por esse motivo, um gestor precisa estar atento e buscar alternativas para promover melhorias no sistema produtivo. Afinal, isso permite diminuir os custos, evitar o desperdício e organizar as demandas da empresa. Diante disso, veja as nossas dicas sobre como controlar a produtividade da equipe!
Qual a importância de medir a produtividade dos colaboradores?
Um importante indicador de desempenho de processos da empresa é a produtividade dos colaboradores. Afinal, uma equipe que atende as necessidades da organização durante o expediente evita o pagamento de horas extras, aumenta a possibilidade de ganhos e oferece qualidade no serviço prestado.
Dessa maneira, a empresa pode reduzir os custos por atividade e oferecer um preço mais competitivo no mercado. Somado a isso, a companhia evita problemas trabalhistas oriundos do excesso de horas extras, ausência de controle do ponto dos funcionários e falta de monitoramento dos processos.
Para tanto, o líder deve ser capaz de distribuir as tarefas entre os membros da equipe com base nas competências de cada indivíduo. Ele também precisa acompanhar a execução das atividades, ficar disponível quando surgir alguma dúvida e monitorar os resultados.
Como controlar a produtividade da equipe?
Como já dizia Confúcio, um filósofo, “você não pode impor a produtividade, você deve fornecer as ferramentas para permitir que as pessoas se transformem em seu melhor”. Portanto, cabe ao gestor implantar rotinas que contribuam para que os colaboradores sejam mais produtivos durante o expediente. Veja as dicas:
Tenha um foco de avaliação
A primeira etapa para avaliar corretamente a produtividade da equipe é definir um foco de avaliação. Determine o setor que será avaliado (RH, atendimento ao cliente, finanças) e liste os indicadores que serão verificados como:
- Número de clientes atendidos pela equipe;
- Número de problemas resolvidos para o cliente;
- Fechamentos de contratos;
- Número de vendas;
- Número de entregas realizadas;
- Número de notas lançadas ao dia.
Como você pode perceber, a produtividade não está relacionada ao número de horas trabalhadas durante o dia, mas ao serviço efetivamente executado e os resultados obtidos. Algumas pessoas são tão eficientes que podem ser mais produtivas em 6 horas do que outras em 8 horas de trabalho, por exemplo.
Vale lembrar que um trabalho intelectual costuma demandar mais tempo e atenção dos profissionais do que um serviço manual. Então, todas essas situações precisam ser consideradas durante a avaliação.
Crie metas
Defina um período para a avaliação da produtividade de determinado setor. Seria um mês ou três meses? Esses critérios precisam ser definidos antes de iniciar a análise.
Acompanhe o desempenho da equipe
Monitore o trabalho da equipe diariamente ou semanalmente. Assim, você consegue analisar como cada um desenvolve suas atividades, quais as dificuldades que eles possuem e os processos que podem ser melhorados.
Para contribuir com essa análise você pode utilizar soluções tecnológicas que permitem registrar as informações e gerar relatórios comparativos de eficiência. Dessa maneira, você terá um resultado real sobre a produtividade da equipe.
Adote metodologias de reconhecimento
Uma forma de estimular a produtividade da equipe é criar estratégias de reconhecimento dos trabalhadores mais eficazes. Para tanto, o gestor pode implantar sistemáticas de notas, medalhas, oferecer um dia de folga ou encontrar outras maneiras de premiação para os colaboradores.
Dessa maneira todos ganham: a empresa, que contará com funcionários motivados e produtivos, e os colaboradores – que terão uma motivação maior para evitar distrações durante o expediente.
Como as ferramentas tecnológicas auxiliam no controle da produtividade?
Alguns softwares do mercado facilitam o gerenciamento da equipe e permitem que os processos sejam executados com mais rapidez. Assim, os colaboradores conseguem otimizar o tempo investido em cada atividade. Isso possibilita que a equipe possa discutir e elaborar estratégias para o crescimento da empresa.
Essas ferramentas ainda possibilitam que o gestor sincronize os processos, diminuindo erros com a organização das atividades. Com isso, ele obtém mais agilidade na entrega. Afinal, esses softwares possibilitam a automatização de todas as etapas de trabalho, a geração de relatórios e o controle da produtividade de cada colaborador.
Agora você já sabe como controlar a produtividade da equipe. Basta organizar processos, criar metas e utilizar uma ferramenta que auxilie na execução e monitoramento das atividades. Que tal aproveitar para aprofundar seu conhecimento? Descubra como alavancar o seu negócio com medidas simples!
