Provavelmente, você já deve ter se questionado algumas vezes “como prevenir sua empresa de fraudes”? Realmente, essa é uma questão importante a ser considerada. Isso porque uma pesquisa realizada pelo Serasa em 2016 identificou que o segmento de serviços teve 41.117 tentativas de fraude no Brasil, entre janeiro e abril.
Essas fraudes costumam ocorrer devido ao uso de dados pessoais de terceiros para adquirir produtos e serviços sem o intuito de honrar os pagamentos, falta de registro adequado das informações, ausência de controle financeiro, entre outros.
Sendo assim, cabe ao gestor tomar alguns cuidados na administração e controlar os recursos para evitar fraudes. Quer entender melhor sobre auditoria financeira: como realizar em sua empresa? Acompanhe!
Entenda como ter um controle absoluto de todos os pagamentos e cobranças
Uma maneira de fazer um controle absoluto dos pagamentos que saem em nome da empresa é utilizar um software para monitorar todas as informações do seu negócio.
Há ferramentas no mercado que possibilitam o registro da operação completa, desde o pedido de compra, o lançamento da nota fiscal, análise dos fluxos de processo e integração com todas as pontas – bancos e governos.
Com esse modelo de solução, o gestor automatiza a importação das informações. Também consegue-se facilitar o cadastro inicial dos produtos e fazer a verificação automática dos dados ao comparar a entrada, o registro de itens e o pagamento de fornecedores.
Ao padronizar os processos da empresa, também é possível ter um maior controle sobre os produtos que entram e saem do estoque. Depois, é só compará-los com o que foi lançado na nota. Assim, o gestor tem um controle desde o início do processo de compra até o pagamento de boletos. Outra vantagem é que ainda será possível fazer a verificação automática com o saldo na conta bancária.
Saiba como prevenir sua empresa de fraudes
Para evitar fraudes na companhia, o gestor precisa manter um controle operacional e organizar processos. Esse cuidado inicia desde o momento da seleção dos funcionários, por exemplo. Para tanto, pode-se utilizar práticas que coloquem o futuro colaborador em dilemas éticos para compreender qual atitude tomaria em determinada situação.
Outra medida é limitar o acesso às informações financeiras. Para tanto, pode-se delimitar o número de funcionários que conseguem verificar as informações e instituir uso de login e senha.
Dessa maneira, se houver alguma suspeita de fraude o gestor poderá verificar quem causou o problema. A medida também intimida as pessoas, visto que todos os colaboradores saberão que o acesso é limitado e controlado.
Outra solução de como prevenir sua empresa de fraudes é fazer revisões no sistema e verificar se os dados estão armazenados de forma segura. Isso evita invasões criminosas, diminui a oportunidade de roubos por funcionários ou terceiros e garante a confiabilidade das informações.
Faça uma auditoria financeira na sua empresa
Talvez você esteja se perguntando “auditoria financeira: como realizar em sua empresa”? Calma, essa é uma etapa simples e muito importante para o negócio.
Para tanto, você pode contratar uma empresa especializada para realizar revisões sem aviso prévio. Assim, a equipe verificará as operações em todos os departamentos, desde o controle de estoque até a área contábil e financeira.
As auditorias aumentam o controle do gestor, contribuem para corrigir falhas e identificar as fragilidades. Ao fazer auditorias em momentos aleatórios os colaboradores não conseguem consertar os erros. Então, se houver alguma fraude ela será identificada.
Além disso, a medida já deixa todos os demais funcionários em alerta, pois eles compreenderão a seriedade do assunto e que o gestor monitora os processos.
Agora você já sabe como prevenir sua empresa de fraudes. O que acha de aprender mais sobre essa área? Acesse nosso blog!
