Sabe aquela máxima de que “a primeira impressão é a que fica”? Mesmo longe de ser científica, essa afirmação diz muito sobre a importância de construir relações de confiança no âmbito corporativo já desde o primeiro contato.

Departamentos jurídicos têm percebido isso com cada vez mais clareza e estão investindo forte em soluções tecnológicas, adotando softwares de gestão jurídica especializados na área para, entre outros motivos, estreitar seus contatos.

Os bons frutos colhidos dessa parceria vão desde o crescimento da satisfação, do engajamento entre os times e da melhoria dos indicadores de desempenho e chegam até no impacto financeiro, a partir de uma maior eficiência na gestão de custo.

Essa ideia tem dado tão certo, que já tem empresa ranqueando escritórios terceirizados a partir desses índices de performance, para remunerar melhor ou mesmo bonificar no final de uma entrega.

Ganham os credenciados com isso e, principalmente, a empresa, que vê o percentual de êxitos em ações crescer ante o número de peças ajuizadas ou mesmo a elevação no índice de economia nos acordos realizados nos processos. Isso só para citar dois indicadores normalmente atribuídos à área jurídica.

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É válido lembrar que antes de buscar qualquer solução tecnológica, é necessário ter em mente quais necessidades da sua área a solução precisará atender.

Para compreender melhor como um sistema de gestão integrado pode contribuir nesse processo de fidelização dos escritórios credenciados, listamos abaixo 5 melhorias que podem ser conquistadas a partir de contratação de um software especializado para o departamento jurídico.

1. Maior eficiência na gestão de custo

Uma das situações que podem abalar a confiança de departamentos jurídicos com seus credenciados é o pagamento indevido.

Muitas vezes, essa falha acontece por conta de um controle pouco rígido, feito em planilhas de excel que vão de um lado para outro ou mesmo armazenando esses dados em e-mails. Ao contar com um software de gestão jurídica, uma das funções é fazer esse controle e, ainda, acompanhar se atividades definidas na contratação foram executadas ou não, evitando pagamento a mais ou a menos.

2. Facilitar o acesso às informações

Outra maneira de dar mais eficiência ao trabalho entre contratante e contratado, é automatizar o workflow, facilitando o acesso aos dados e deixando claros o papel e a responsabilidades de cada um em cada processo.

Não se trata de dar todas informações que estão disponíveis ao escritório terceirizado e, sim, somente aquelas que ele deve acessar.

Desse modo é possível estabelecer uma governança corporativa, deixando mais transparentes os históricos de processos em andamento e as estratégias adotadas, além de dar mais segurança à gestão de documentos, evitando a circulação de informações por e-mail.

3. Controle eficiente do versionamento de arquivos

Seguindo a mesma linha de raciocínio que apresentamos no item anterior, dar mais agilidade e transparência ao fluxo de arquivos que vêm do escritório credenciado ao departamento (e vice-versa) é outra maneira de facilitar o trabalho de ambos os times.

Administrar as versões de aprovação, conservando todo o histórico e análises feitas por todos que participam do processo, requer muita atenção e qualquer deslize pode incorrer em problemas maiores para a organização e abalar a relação com o escritório terceirizado.

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4. Treinamento da equipe

A escolha de uma ferramenta especializada na área jurídica facilita ainda o preparo da equipe para manuseá-la, integrando tarefas do dia-a-dia. Esse ponto tem que ter um peso especial na sua decisão.

Ao optar por uma solução que apresente complexidade para inclusão de dados (dar baixa em tarefas, incluir versões de arquivos, etc.), todos os envolvidos no processo podem ter de dispender mais tempo na realização de atividades diárias e acabar atrapalhando ao invés de ajudar. É preciso que o time veja a solução como uma aliada, que chega para somar.

5. Otimizar a comunicação

Esses fatores tão importantes para estreitar um relacionamento também são benefícios possíveis de serem alcançados na adoção de um sistema de gestão integrado.

Quando há um alinhamento maior entre os dados que circulam entre a área jurídica e os credenciados, a comunicação flui com mais facilidade e evita interpretações inadequadas, economizando tempo e gerando maior satisfação entre os envolvidos.

Esse fluxo otimizado também possibilitará um aprendizado maior, que facilitará o engajamento de ambos os times.

Sem dúvida a automatização conquistada por um software de gestão jurídica propiciará mais qualidade na governança corporativa e que, como você viu acima, trará benefícios com reflexos diretos na fidelização da parceria entre departamentos e credenciados.

Quer saber mais sobre como uma solução especializada no seu segmento pode estreitar o relacionamento? Fale conosco que poderemos apresentar outras possibilidades para ajudá-lo nessa caminhada.