Viagens corporativas ampliam a visão de mercado das empresas, mas também entram na lista dos investimentos e exigem medidas de economia para que gerem retorno positivo. Para que esses desafio seja cumprido, o gestor de viagens corporativas pode (e deve!) contar com a consolidação de dados relativos às despesas de viagens. Informações como bilhetes não voados, remarcações, gastos com alimentação e locomoção, podem ser extraviadas se não forem bem administradas.

Reunir todos esses documentos de forma manual consome um tempo enorme, além da possibilidade de extravios. Dispor de todas as informações consolidadas em uma única plataforma, de forma que o gestor possa melhorar o gerenciamento das despesas, ganhar maior controle e aumentar as chances de economia seria muito útil, não é mesmo?

A consolidação dessas informações em uma ferramenta tecnológica resultará em um melhor gerenciamento da área e facilitará também a análise das informações, com relatórios consolidados, úteis para diversos setores, tais como financeiro e controladoria.

No que tange a consolidação, outra preocupação do gestor de viagens é consolidar todas as informações vindas das agências parceiras. Um software de gestão de viagens oferece, além de vantagens como gestão de bilhetes não voados e maior controle das agências, todas as informações consolidadas para análise única, sendo o acesso muito prático e fácil. Dessa forma, há agilidade no processo de análise das informações, maior controle e a gestão interna fica mais assertiva.

Com o apoio de um software de gestão de viagens e despesas de viagens, todos os dados relacionados às viagens corporativas estarão armazenados na base da OBT (Online Booking Tool), facilitando a compreensão do perfil das viagens nos últimos períodos, por exemplo. Dashboards e relatórios gerados pela solução apontam onde estão os principais desvios de políticas de viagem, os maiores gargalos e onde há gasto em excesso com multas e remarcações. Os acordos com fornecedores, maiores volumes de viagens, como se comportam as despesas e quais são as maiores, se passagem ou hospedagem, por exemplo, também podem ser facilmente identificadas.

A utilização dessa poderosa ferramenta, alinhada aos processos citados acima, colocam o programa de viagens e despesas da empresa em ação, possibilitando, por meio da consolidação de dados, maior economia e gestão. Esta ferramenta ajuda na aplicação do programa de viagens da empresa e gera novos dados e análises para que o programa seja constantemente melhorado e adaptado às estratégias da empresa e às suas necessidades.

Ao optar por adquirir um software de gestão de viagens e despesas de viagens todas as partes envolvidas saem ganhando. A empresa se beneficia com o aumento da economia, controle orçamentário, agilidade nos processos e otimização de recursos, sejam em mão de obra ou financeiros. O gestor de viagens ganha um aliado fundamental na rotina, relatórios dentro dos prazos, fluxo de trabalho fluido e menos papelada. E os colaboradores também aprovam: pois o período médio para reembolso dos gastos com as viagens também diminui, já que a consolidação de dados agiliza a conferência da prestação de contas e a conciliação de faturas.

Como principais vantagens da consolidação de dados, sua empresa obtém:

• Aumento da produtividade na gestão de viagens corporativas;
• Redução da margem de erros;
• Redução dos prazos para conferência e reembolso;
• Pagamento das faturas dos fornecedores em dia;
• Maior controle e melhor relacionamento com agências de viagens;
• Opções de análises em diversos níveis das despesas.

A gestão interna de viagens corporativas passa por uma profunda transformação, o que possibilita um programa de viagens mais eficiente, com menos gastos e mais satisfação dos viajantes. E isto só é possível através de uma ferramenta tecnológica, que apoie este processo e também seja integrada a todos os sistemas legados da empresa (ERP, RH, CRM), gerando um processo rápido e confiável.

Para saber mais, baixe o ebookgratuito “Como tornar a gestão de viagens corporativas mais estratégica na sua empresa” com dicas que irão ajudar o alinhamento da sua expertise à tecnologia de ponta para gerenciar as viagens corporativas com mais economia, eficácia e agilidade!