Sempre há aquele momento em que você está prestes a iniciar um novo processo de compras via RFP (Request For Proposal) e aparentemente já pensou em todos os aspectos envolvidos, mas vem aquela sensação incômoda de “será que estou esquecendo de algo importante?”.

Mesmo que sua empresa já tenha um processo estruturado de compras, sempre é importante revisar detalhadamente alguns critérios para se preparar para o processo de RFP que virá. A boa notícia é que existe uma forma de diminuir as incertezas e preparar sua organização para essas operações.

Há alguns pontos a serem considerados na hora de realizar e receber uma RFP que influenciam direta ou indiretamente no fluxo de trabalho da companhia, tais como:

• Estrutura/equipe: dependendo da abrangência da contratação, muitas equipes serão envolvidas (Jurídico, Compras, Financeiro, RH, TI e outras áreas técnicas). Esses profissionais precisam estar envolvidos antes mesmo de iniciar o processo de RFP, para que suas demandas estejam contempladas;

• Tempo: sincronizar o tempo do processo para envio, recebimento e análise da RFP com a tomada de decisão, contratação e necessidade da empresa de receber aquele determinado serviço na melhor data e/ou período para atendimento da demanda é algo que precisa ser levado em consideração. E nunca pode-se esquecer de levar em conta o item anterior: para grandes negociações, o envolvimento de outras áreas da empresa será ainda maior e muitas vezes isso tomará mais tempo;

• Investimento: a implantação de um processo de aquisição via RFP é um investimento com um retorno muito rápido e cujos ganhos econômicos, de agilidade e de gestão se perpetuam e se multiplicam por toda a organização. Empresas que não têm uma gestão de compras estruturada podem ver os gastos com o processo de negociação superarem os ganhos devido a aquisições equivocadas, retrabalho, morosidade, entre outros problemas;

• Governança: termos como equidade, governabilidade, prestação de contas e cumprimento fiel das normas reguladoras explicitadas nos estatutos das empresas e das leis do país regem a maneira como uma companhia deve ser dirigida, administrada ou controlada e ressaltam uma postura transparente e ética. Nesse cenário altamente regulado, os contratos devem estar de acordo com essas normatizações.

Como você viu, a RFP é uma excelente ferramenta para ajudar nesse momento tão importante que é escolher a melhor solução do melhor fornecedor. Mas, antes disso,  preparar toda a organização para o processo levará ao sucesso da negociação. E essa atuação será mais assertiva se você contar com uma solução que automatize o fluxo e gerencie as informações, trazendo tranquilidade na hora de realizar uma nova contratação.