A escolha de um software de gestão adequado aos desafios do departamento jurídico vai bem além de atender as necessidades da sua área. Afinal de contas, não estará em jogo somente a sua expectativa e a do seu time, como também a do departamento de TI da empresa.

Entre outras obrigações, estes profissionais têm de zelar pela segurança dos dados, pela integração com as demais aplicações que a corporação dispõe e olhar atentamente a tela de navegação das soluções contratadas, primando para que ela seja amigável e de fácil aprendizagem.

Em muitas empresas, a área de TI conta com o apoio dos departamentos para encontrar soluções adequadas às suas necessidades, tendo em vista as especificidades de cada uma delas. Por isso, é importante você conhecer, de um modo abrangente, esses aspectos para conquistar o apoio dos profissionais de Tecnologia da Informação.

Um dos primeiros cuidados que chamamos a atenção é para a importância de encontrar uma ferramenta que informatize e, ao mesmo, automatize o processo. Em linhas gerais, há softwares no mercado que apenas informatizam as etapas, sem promover a automação delas. Isso faz com que continue o nível de dependência dos integrantes dos seus times para fazer o processo girar e seguir para os próximos passos.

Ao contratar uma solução adequada, as etapas vão indicar que tarefas devem ser realizadas e por quem (e não o contrário), deixando a atenção do profissional centrada naquilo que é a principal competência dele. Além disso, evita que o esquecimento ou a falta de algum colaborador possa deixar tarefas sem ser realizadas. Esse aspecto que mencionamos também tem relação com este outro alerta: a ferramenta ideal para você deve facilitar a automação de todas as etapas do seu workflow. Fuja de soluções que só se adequam a uma parte do processo.

Vamos ilustrar aqui com um momento onde essa integração pode fazer toda diferença: no controle de versões de minuta ou versões de aprovação de contrato. Com a automação dessa etapa, é possível reduzir os riscos de trabalhar com documentos, cujas versões não estejam mais valendo.

Além de garantir um histórico mais fiel, é possível atribuir mais transparência para o processo e, essa gestão documental, pode interferir diretamente na proteção de informações e apresentar reflexos nos ganhos de produtividade (evitando procurar a versão final em e-mails ou pegando o ramal para perguntar um a um).

Não perca de foco ainda, quando for buscar um fornecedor, o investimento que precisará ser feito para eventuais customizações no software e que podem ter impacto diretamente na gestão de custos. O que isso quer dizer? Vamos supor que sua empresa tenha uma necessidade específica a ser atendida e a ferramenta contratada não possui essa solução nativa.

Se você não souber como funciona as adequações posteriores na ferramenta, o custo inicial estimado para aderir ao serviço poderá ser muito maior do que o realizado, tendo em vista que alguém da área de TI ou mesmo da própria empresa contratada tenha de fazer a adequação.

Outro ponto para atentar-se é quanto a integração desta ferramenta com outras aplicações adotadas pela sua organização. Pelo dinamismo com que a informação deve circular entre as áreas, a equipe de TI também tem a preocupação de escolher soluções que possam integrar a outros sistemas existentes, favorecendo a gestão de processos.

Além disso, a ferramenta deve garantir uma navegação entre as telas bem intuitiva e que possibilite rápida aprendizagem por usuários que não tenham tanta familiaridade com a tecnologia. Do contrário, sua equipe poderá levar um tempão para aprender a operá-la, fazendo com que as tarefas se acumulem. Esse tempo de aprendizagem nem sempre é levado em consideração na hora de contratar, por isso, tome cuidado!

Antes de firmar o acordo, considere também a agilidade no atendimento e na resolução de demandas que surjam. Uma boa recomendação nesse sentido é conversar com clientes que utlizem essa ferramenta para avaliar esses pontos. Pesquise ainda como funciona o processo de atualização do software, para garantir que não se perca o histórico na ferramenta e nem passe por mudanças radicais — evitando, desse modo, interfirir na aprendizagem da equipe.

Fique atento a essas recomendações trazidas para que o fornecedor escolhido atenda a esses e outros critérios necessários para o seu negócio. Antes de apresentar a solução ao TI, recomendamos o agendamento com o representante da empresa que você pesquisou para levar em consideração estes e outros aspectos que impactam no seu departamento jurídico.