Os investimentos em viagens corporativas são parte do orçamento e impactam diretamente os resultados das empresas. Em 2015, representaram um gasto de R$ 38,73 bilhões para as empresas brasileiras, segundo o levantamento de indicadores econômicos, divulgado pela Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev).
Considerando o alto investimento apresentado pelos indicadores acima, é essencial que a prestação de contas esteja correta e que o gestor de viagens corporativas trabalhe com o melhor orçamento nas compras de passagens aéreas e hospedagens. Para isso, ter um controle mais apurado do processo e das informações geradas é essencial para organizar e gerenciar orçamentos, custos e oportunidades de viagens. E qualquer erro nesse processo pode aumentar (e muito!) os gastos com as viagens corporativas, não é mesmo?
Sempre que é necessário solicitar à agência uma cotação de passagem, hotel, ou qualquer tipo de serviço, o tempo de espera da resposta pode comprometer prazos e preços. Além de ter dificuldades em consolidar as respostas com a políticas internas da empresa.
Os riscos da gestão manual, feita em planilhas individuais e com pouca ou nenhuma automação, aumentam quando são gerados os relatórios para justificar os gastos. É necessário solicitar diversas informações às agências de viagem e até ao contas a pagar, e esse processo acaba comprometendo a qualidade dessas informações. Problemas de conciliação com a área financeira também são comuns. O recebimento de notas fiscais, lançamento e envio para pagamento feitos de forma manual, geram perda de tempo e aumentam a margem de erros de digitação, por conta do grande volume de documentos. Sendo que ainda é preciso deslocar colaboradores para cobrir essa função. Não seria excelente eliminar essa atividade para que os colaboradores pudessem ser absorvidos em outras demandas da companhia?
Você não sente falta de ter em mãos os números das viagens realizadas, seus custos, bilhetes não voados e remarcações para melhor gerenciamento e envio de relatórios mensais? E se todas as informações fossem consolidadas em um único lugar, de forma automática e integrada com as áreas demandantes e as áreas de apoio, para que você pudesse otimizar tempo de pessoal e ser mais estratégico, não seria perfeito?
Pois bem, você pode contar com um sistema de gestão de viagens corporativas que permite que você otimize desde o seu processo de agendamento de passagens aéreas e hospedagem, que podem ser realizadas pelo próprio colaborador, respeitando a política de viagens da empresa, até o controle de prestação de contas, com relatórios de custos e conciliação com o financeiro e contas a pagar.
Com a automatização de todo o processo de gestão de viagens, sua empresa ganha em produtividade e economia. E ainda conta com a segurança de que os dados referentes as despesas de viagem estão sendo contabilizados nos centros de custo e projetos adequados.
