O mundo dos negócios sem fronteiras só faz aumentar a necessidade e o volume das viagens corporativas. Em contrapartida, a parcela do orçamento das empresas destinada a despesas de viagem vem encolhendo, muito em decorrência da situação econômica do país, que exige medidas de economia. Aos gestores de viagens corporativas cabe equilibrar essa conta. A tarefa não é fácil e exige criatividade além de grande capacidade de planejamento e organização do processo. Nesse cenário, estipular e garantir o cumprimento das políticas de viagem é fundamental.
A política de viagens corporativas é um conjunto de parâmetros que dão a orientação necessária aos viajantes, quanto aos deslocamentos nacionais ou internacionais, realizados pelos funcionários em nome da empresa. Essa política deve apresentar claramente detalhes a respeito de qualquer aspecto envolvido em uma viagem de negócios.
Quando bem estruturada e adequada às necessidades da organização, a política de viagens se torna grande aliada na busca do melhor custo benefício e da tomada de decisão quanto à realização ou não de uma despesa. Outra grande vantagem da definição da política de viagem é que, por buscar sempre as melhores tarifas e condições, sua aplicação estimula o planejamento das viagens com maior antecedência. Com isso, sua empresa garante economia e maior capacidade de ação em caso de cancelamentos, por exemplo.
Desenvolver, reforçar e avaliar as políticas de viagens constantemente, além de negociar melhores tarifas (seja para transporte aéreo ou hospedagens), deve fazer, mais do que nunca, parte do rol de atividades indispensáveis na gestão de viagens. Lendo rapidamente essa colocação, você pode pensar que é básico e muito simples de fazer, já que essa é a expertise do setor. No entanto, basta lembrar do volume que essas transações podem representar em empresas de maior porte, e consequentemente mais viajantes, para perceber que a complexidade dessa gestão pode ser bastante alta.
Por isso, contar com automatização e parametrização das políticas de viagem em uma solução especializada pode ser o diferencial para o bom aproveitamento do orçamento para viagens corporativas. Uma vez que as políticas de viagens estão definidas em sua empresa, essas regras e informações catalogadas podem (e devem!) servir como parâmetros para solicitações e aprovações das viagens.
Imagine a seguinte situação: na sua empresa, as solicitações de viagem que estão dentro das regras estipuladas pela política vigente são aprovadas automaticamente, sem a necessidade de passar por uma alçada de aprovação. Essa possibilidade seria sem dúvida um alavancador de produtividade para seu time, certo?
Essa é uma grande tendência na gestão de viagens corporativas, que se torna possível com a automatização das políticas de viagens em uma solução tecnológica especializada. Basta parametrizar essas regras na solução, e com segurança e eficiência, às solicitações mais simples e dentro da política são aprovadas sem a necessidade da intervenção de outra pessoa, além do próprio viajante.
Não é difícil perceber que, com uma política de viagens clara e adequada ao perfil da sua empresa, as viagens corporativas têm mais foco e objetividade. Quando essa política é apoiada na automatização e parametrização que a tecnologia traz, os ganhos em economia, eficiência e controle são enormes. Essa dupla se torna uma necessidade para empresas que buscam, além de economia com as despesas de viagem, respeitar seu orçamento e seus viajantes!
