Sua decisão está tomada: chegou a hora de trocar o software de gestão da sua área jurídica. Certamente você começa a pensar nos possíveis riscos de um processo de implantação e em como agir para minimizá-los, certo? O caminho para se proteger de problemas críticos nesta mudança é planejamento estratégico. Isso envolve identificar os principais passos a serem dados até a implantação da nova solução e características essenciais do melhor fornecedor de software para estar ao seu lado nessa jornada.
A aquisição ou troca de um software jurídico envolve, além dos riscos técnicos, aspectos relacionados à segurança da sua empresa quanto ao fornecedor dessa solução e suas responsabilidades. Por isso, se preparar para esse processo vai fazer toda a diferença. Veja como se planejar.
Planejamento Estratégico
Um bom planejamento deve começar com aplicação das melhores práticas de projeto. Para isso é importante descobrir a experiência do fornecedor em questão em projetos complexos, assim como as certificações que possui. A montagem da estratégia do projeto é, sem dúvida alguma, o fator mais importante.
Também é muito importante não esquecer que a vida de muitas pessoas será impactada pela solução. São vários usuários, escritórios externos e, até mesmo, colaboradores de outras áreas que conviverão com um novo sistema, e todos sabemos que toda mudança causa, em um primeiro momento, rejeição e até mesmo bloqueio.
Sugerimos que em conjunto com o fornecedor selecionado, faça um evento de abertura informando o significado do projeto para todos da companhia e realize encontros periódicos para manter todos comprometidos, e não se esqueça de sempre comunicar o status do projeto.
Outro fator de suma importância é o correto levantamento dos requisitos e processos de negócio da sua empresa. Normalmente, nesta fase, as empresas dão pouca importância e, por isso, acabam pagando caro ao final do projeto ao descobrir que o sistema não atenderá todo o contexto de necessidades.
É bom esclarecer que a responsabilidade é recíproca, se o fornecedor tem a obrigação de realizar o levantamento, a empresa contratante tem que estar disponível e ser paciente, fornecendo informações detalhadas, sem as quais, o projeto dificilmente terá sucesso.
Requisitos de Negócio
Faça uma avaliação minuciosa dos requisitos de negócio que sua empresa considera imprescindíveis. Ou seja, verifique quais são funcionalidades que o software jurídico precisa ter para resolver questões relevantes da sua área jurídica. Por exemplo, gestão de escritórios credenciados, contencioso de massa, cálculos trabalhistas, conciliação de depósitos, tratamento de diferentes moedas e idiomas.
Você precisa também de garantias da migração dos dados que sua empresa já possui seja realizada de forma íntegra para a nova solução jurídica. É preciso manter o histórico dos processos e contratos já trabalhados pela área jurídica, como ações em andamento, prazos a cumprir e depósitos judiciais a realizar, por exemplo.
Outro ponto importante a ser considerado é a estratégia de homologação do novo sistema jurídico antes da entrada em produção. Uma forma inteligente é homologar em fases as entregas (personalizações e customizações) e ao final, realizar uma homologação completa dos principais processos de negócio. Bons fornecedores de software e tecnologia contam com especialistas para a estruturação de uma homologação racional.
Avalie o fornecedor da sua solução jurídica
Você pode avaliar o fornecedor sobre seu conhecimento e aplicação de melhores práticas de implementação de software de gestão jurídica, verificando se a empresa aplica as principais recomendações de mercado, como ITIL, CMM, MPS.BR e PMI.
Para garantir que o contrato firmado contemple todas as necessidades e propicie a gestão dos custos de um projeto desse tipo, também conte com uma boa assessoria jurídica.
O fornecedor escolhido terá muita responsabilidade nesse processo, e você deve avaliá-lo com atenção. Além da qualidade do software, profissionais especializados e conhecer muito de tecnologia, existem outras características que podem contribuir- e muito! – para o sucesso do seu projeto
Transparência é uma delas. O fornecedor ideal deve prezar que o time seja acessível, que compartilhe as informações da evolução do projeto com os interessados, e busque soluções para possíveis problemas em conjunto. Esta forma de trabalho vai evitar surpresas desagradáveis, como estouro de prazos, por exemplo.
Ter comprometimento e seriedade na realização das atividades e cumprimento do contrato, também é diferencial para o bom andamento do projeto. Assim sua empresa tem a garantia de que o planejado e acordado será realizado. Experiência no segmento e em projetos similares ao seu, também torna o fornecedor mais preparado para driblar percalços, pois ele já traz lições aprendidas na bagagem.
Para ajudar nessa avaliação, verifique se o fornecedor pratica gestão pró-ativa dos projetos e conta com profissionais capacitados para liderar o time e gerir o projeto com eficiência. Outra estratégia interessante é consultar os clientes referência e cases do fornecedor, para verificar como foram conduzidas outras implantações.
O primeiro passo você já deu: tomou a importante e estratégica decisão de mudar a gestão da área jurídica da sua empresa para melhor. Com o planejamento estratégico das dicas acima, você minimiza os riscos e fica mais seguro em relação a essa mudança tão importante e necessária para ganhar eficiência e produtividade.