Pergunta que não quer calar: qual é o número ideal de fornecedores para enviar uma RFP (Request For Proposal)? Se você acredita que quanto mais, melhor, a resposta é: nem sempre. Este post vai explicar por quê.

Imagine que uma empresa X resolveu mandar RFPs para 10 fornecedores por acreditar que, com uma concorrência mais ampla, obteria as melhores condições de preço, prazo e qualidade. Mas o que conseguiu foram, em sua maioria, propostas incompletas e inadequadas.

Isso porque os fornecedores, sabendo que haveria mais competição e pouca chance de efetividade, não deram o seu melhor na apresentação das propostas. E internamente, as equipes envolvidas na análise e validação não conseguiram focar no que realmente era necessário, gerando morosidade e inadequação aos critérios quando não havia mais tempo para novo processo de negociação.

Pensando em não incorrer no mesmo erro, a empresa X foi taxativa na contratação seguinte: enviou RFPs a apenas dois concorrentes. Novo engano. Por ter restringido demais o número de fornecedores, não obteve propostas suficientes para uma base sólida de comparação.

solicitação de informação (RFI) solicitação de informação (RFI). Após a análise das RFIs do seu banco de fornecedores você fica apenas com aqueles que têm maior probabilidade de lhe fornecerem uma solução adequada. Isso garante respostas mais alinhadas e relevantes, o que as tornarão úteis na hora da revisão das RFPs.

Quando se trata da quantidade de fornecedores para participar de uma RFP, não há um número mágico, mas sabe-se que o processo de RFP envolve um esforço de várias áreas da organização. Então, por meio do filtro e da análise de uma base de fornecedores estruturada, é possível estabelecer um número racional de concorrentes para determinada RFP, diminuindo esforço, tempo e custos. E essa equação racional só se alcança caso você tenha uma solução de gestão especializada que contemple esse processo de compras de forma integrada, gerando um histórico comparativo de boas práticas.