José Henrique é daqueles gestores que consegue manter bem organizada a agenda e controlar bem os honorários advocatícios por adotar procedimentos que são modelo nessa relação entre contratante e contratada. A fórmula que ele usa, compartilhada no post anterior dessa série, não é mágica, mas traz resultados excelentes na gestão de custo do departamento jurídico. Mesmo assim, ele não está satisfeito por não conseguir analisar a qualidade do trabalho prestado. E agora, José?
Essa realidade descrita é o anseio compartilhado por muitos gestores jurídicos. Ir além da gestão de custo e evoluir para uma gestão que supervisione a qualidade dos serviços prestados demanda tomada de atitudes como, por exemplo, a adesão de softwares jurídicos, desenvolvidos para corresponder às necessidades da área.
Há quatro desafios fundamentais que uma ferramenta como essa ajuda a resolver:
- Organização das rotinas de trabalho: a tecnologia especializada permite distribuir tarefas entre os integrantes do time e os escritórios terceirizados, o que facilita o acompanhamento do desempenho de todos os agentes envolvidos no processo e ficam armazenados em único software. Isso favorece um controle sobre a produtividade, a qualidade do serviço e, principalmente, a geração de dados que contribuem na gestão estratégica da prática jurídica.
- Controle de agenda integrado: o comparecimento em audiências e datas de validade de contratos, por exemplo, são algumas das informações importantes que podem ser colocadas como alertas de compromissos para os integrantes do time. Dessa forma, são minimizadas as chances de prejuízos decorrentes de ausências em audiências ou mesmo perda de prazos dos contratos vigentes.
- Estabelecer modelos de petição: para otimizar o custo de honorários de advogados, recomenda-se também uma solução que viabilize armazenar com facilidade e segurança modelos de petição para que, a cada início de processo, seja possível partir de bases já definidas e personalizá-las, conforme o formato ideal em cada caso.
- Gestão de contratos e de custo: a ferramenta tecnológica ideal possibilita mais transparência no controle de versão dos arquivos, o que dá mais segurança à partir de um volume cada vez maior de contratos (e suas respectivas versões). Um software especializado é capaz de ter controle rigoroso na gestão de custo, evitando pagamentos indevidos de honorários advocatícios. O próprio sistema calcula automaticamente os valores devidos.
Essas funcionalidades possibilitam acompanhar melhor a qualidade do serviço no departamento jurídico em si e, especialmente, dos escritórios terceirizados. De cara, a adequação a esses parâmetros favorece a conquista de quatro resultados imediatos:
- Mais eficiência na gestão de custo: quando há integração de informações, rigoroso controle dos honorários de advogados e de custos em aberto no processo, diminuem sensivelmente as chances de cobranças indevidas e de descontrole no orçamento. O pagamento provisionado se torna mais real e a gestão estratégica opera com maior assertividade.
- Integração das informações: ao manter todos os dados integrados, há mais transparência, favorecendo a governança corporativa e devolvendo o controle da área a você, de modo que a sua preocupação seja mais análitica e bem menos operacional.
- Controle eficiente do versionamento de arquivos: aquele vai e vem interminável de contratos e demais documentos sendo enviados por e-mail (o que oferece riscos quanto à certeza da versão mais atual) está com os dias contados. O software jurídico pode ajudar nisso ao oferecer um workflow de aprovação, registrando o histórico de todo acesso e alteração em petições, por exemplo.
- Otimizar a comunicação: o acompanhamento das tarefas fica simplificada e o gestor passa a controlar a operação com mais dados, de modo a dedicar mais tempo à análise e à prática jurídica em si, em vez de ficar consolidando relatórios e mais relatórios.
Se o José aprender bem a lição, ao seguir esses passos, não somente a mensuração dos honorários advocatícios se tornará possível, como principalmente o controle de qualidade dos serviços prestados pelos escritórios terceirizados! Continue ligado no blog da Benner para entender como a tecnologia pode ser sua principal aliada para alcançar estes objetivos.