Quando a decisão de trocar o software de gestão da área jurídica da empresa é tomada, imediatamente vêm a mente questões sobre como fazer a escolha certa. As vantagens que se espera obter com a troca da solução são muitas, e para garantir que nada seja esquecido, organizar uma lista, com os principais anseios da companhia, é imprescindível.
Para elaborar esse documento e organizar as informações, desenvolva uma lista de verificação com os itens que você deseja encontrar. Registre tanto os requisitos tecnológicos quanto as funcionalidades de negócio. Também é importante que os itens relacionados as práticas de governança corporativa da sua empresa estejam presentes. Um detalhe muito relevante é, para cada item registrado, apontar a importância do mesmo no processo de escolha. Existem requisitos indispensáveis que a nova solução precisa atender, outros desejáveis e até mesmo aqueles que não vão interferir na escolha.
Utilizar um checklist para organizar esses dados trará praticidade e facilidade durante a avaliação. Para ajudar você ainda mais nessa etapa tão importante, confira uma série de características que um sistema de gestão integrado e especializado na área jurídica precisa ter:
#1 Otimizar do fluxo de trabalho
Automatizar o fluxo de trabalho por meio de workflow, de acordo com regras de acesso e aprovação pré-definidas. Assim, você pode monitorar constantemente o andamento de atividades, como a realização das tarefas relativas aos processos, cumprimento de prazos, com as devidas alçadas de aprovação.
#2 Integrar com sistemas de gestão
Dispor de mecanismos práticos para integração com os principais ERPs (sistemas de gestão corporativos). Essa integração permite que sua empresa mantenha seu contas a pagar atualizado quanto aos depósitos judiciais, ou seu orçamento atualizado quanto aos valores envolvidos nas causas, por exemplo.
#3 Trabalhar com dispositivos móveis
Utilizar dispositivos móveis para aumentar a produtividade da área jurídica. Por meio de tablets e smartphones, é possível dar andamento nas atividades ou acessar informações relevantes a todo momento, de qualquer lugar. Você pode fazer o
acompanhamento online dos processos, verificar as aprovações pendentes dos documentos, e ainda fazer a gestão da agenda dos compromissos relacionados a área.
#4 Gerir os escritórios credenciados
Integrar todos os escritórios credenciados, fornecendo mecanismos para acompanhamento dos processos, compromissos e valores envolvidos, gerando dados de performance de cada escritório. Sua empresa irá dispor de acesso a todos os documentos processuais e terá a gestão do fluxo financeiro com cada credenciado.
#5 Seguir regulamentações nacionais e internacionais
Ser aderente à legislação brasileira e às principais leis internacionais como a Sarbanes Oxley (SOX), o Acordo de Capital de Basileía e a IFRS. Assim, sua a corporação garante conformidade com as principais diretrizes para auditorias, proteção contra possíveis fraudes e requisitos financeiros e contábeis globais.
#6 Contar com um time que conhece o segmento
O grande diferencial de contar com um fornecedor especializado é que toda a equipe conhece profundamente os procedimentos e especificidades do setor. Você é atendido por times de consultoria e suporte que dominam os assuntos da área jurídica e com larga experiência em projetos dessa monta, contribuindo e agregando valor a gestão jurídica na sua empresa.
Elabore o checklist com atenção e envolva os principais colaboradores da sua área jurídica e outros interessados, como as áreas Financeira e de Tecnologia e não esqueça dessas seis importantíssimas características que precisam estar presentes.
Seguindo essas dicas, certamente será muito mais fácil encontrar o fornecedor ideal que sua empresa está procurando.
Conte conosco para ajudá-lo nesse momento tão importante da sua empresa. Temos a experiência e o conhecimento necessários para acompanhá-lo nesse desafio.