Um profissional da área de vendas solicita uma cotação de passagem aérea para ir de São Paulo à Recife para a agência de viagens que atende a sua empresa. Ao fazer uma consulta em um conhecido site de compra de passagens, ele vê que uma determinada companhia aérea está com uma boa promoção. Infelizmente, o tempo transcorrido desde sua solicitação até a aprovação da compra, fez com que sua empresa deixasse de aproveitar os valores promocionais. Essa situação lhe parece familiar?
Se sua resposta foi sim, saiba que passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte e aluguel de carros consomem uma grande fatia dos custos de uma empresa. De acordo com Viviânne Gevaerd Martins e Eduardo Murad Jr., autores do livro Viagens Corporativas, essa área pode representar a terceira maior despesa das corporações!
Diante desse cenário, como sua empresa pode reduzir os custos com viagens de negócio sem prejudicar o movimento e os resultados dos times?
A situação ilustrada no primeiro parágrafo mostra que para a organização reduzir os gastos com viagens de negócios é necessário adquirir autonomia e agilidade para fazer a cotação de preços, obter aprovação e efetuar a compra, buscando sempre indicadores mais rentáveis.
Ao poder realizar o booking internamente, toda a equipe tem benefícios. O gestor ganha em controle, ao saber detalhes da compra realizada pelo colaborador como: horários de voos, preços, companhias aéreas, hotéis e locadoras de carro. Esse processo, sendo realizado pelos próprios colaboradores, faz com que eles também se sintam responsáveis em atentar para a política de viagens da empresa e garante maior liberdade de escolha, resultando em mais satisfação e produtividade.
Com uma solução automatizada, a garantia de atendimento das políticas de viagem da empresa é muito maior, pois os profissionais que solicitam logística de viagem ou adiamentos de valores, passam obrigatoriamente pela validação desses dados. Além do que, as alçadas de aprovação para as solicitações também são seguidas à risca com um fluxo de workflow automático.
E para complementar essas condições de redução de custo, sua empresa ainda passa a contar com a agência de viagens parceira como uma consultoria especializada. Com a expertise da agência, ela pode lhe ajudar no planejamento de viagens personalizadas, na busca de parcerias mais rentáveis e orientações de como melhor atender determinados projetos. Em projetos que exijam muitas viagens corporativas, por exemplo, pode ser mais rentável alugar um apartamento que contratar diárias em hotéis.
Hoje, o self-booking é uma das soluções de maior relevância para promover a redução de custos com viagens corporativas na sua empresa, que passa a ter autonomia para administrar suas viagens e acelerar suas decisões. O que passa a acontecer é uma participação mais ativa do usuário corporativo no processo e um controle maior dos custos envolvidos no processo.
