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Certificar se a administração de compras está sendo realizada corretamente é indispensável para qualquer negócio. Afinal, é esse cuidado que garante que os níveis de produtos armazenados nas empresas sejam condizentes com a sua demanda.

A seguir, entenda melhor o conceito de administração de compras e sua relação com estoques de segurança. 

Confira também quais os principais cuidados para evitar a falta de itens no armazém, os benefícios desse tipo de gerenciamento e os meios para verificar que as medidas adotadas realmente sejam eficientes!

Quais os conceitos de administração de compras e estoque de segurança?

O processo de administração de compras visa garantir o controle ideal de mercadorias disponíveis no estoque de uma empresa. Seu objetivo é o correto gerenciamento do volume e dos tipos de itens que são comprados regularmente, bem como da sua quantidade de vendas.

A principal finalidade é otimizar os recursos disponíveis, por meio do correto planejamento de novas aquisições, em que as altas e baixas da demanda são antecipadas para garantir o nível correto de estoque.

Com a administração de compras, é possível evitar perdas financeiras com mercadorias paradas ou com itens insuficientes para atender a todas as vendas. A partir desse cuidado, as empresas podem definir um estoque de segurança, que consiste em uma quantidade extra de produtos armazenados para momentos de maior procura.

Sendo assim, o estoque de segurança serve para situações que exigem um maior tempo para reabastecer o armazém, como itens que demoram para ser adquiridos ou que são encomendados de longe.

Ao realizar uma boa administração de compras e assim definir o estoque de segurança ideal, a empresa jamais ficará desprovida de algum produto essencial para os seus negócios ou acumulará itens em excesso.

Portanto, com o correto planejamento, é possível manter o nível ideal de armazenamento e otimizar recursos. Saiba como operacionalizá-lo no próximo item.

O que levar em consideração para aumentar a segurança do estoque?

O primeiro passo para realizar uma administração de compras eficiente é refletir sobre a realidade do negócio e sua logística. Para isso, é preciso levantar 3 questões básicas:

  • Qual é a relação de oferta e demanda de cada item?
  • A operação logística custa caro para a empresa?
  • Existe tecnologia na administração de compras?

Com uma visão plena sobre as ofertas e demandas das mercadorias, o valor das operações logísticas e os meios de administrar as compras, é possível determinar as medidas ideais para criar um estoque de segurança.

Confira a fórmula para o cálculo do estoque de segurança

O armazenamento de segurança não pode ser feito de forma arbitrária. Nesse caso, ele depende de um cálculo preciso, que, por sua vez, precisa levar em consideração os seguintes fatores:

  • Curva ABC: trata-se de um conceito que defende que 80% dos rendimentos de vendas vêm de apenas 20% dos produtos. São essas mercadorias que merecem mais relevância, já que, caso faltem, impactarão negativamente os lucros. São esses itens que merecem reforço;
  • Lead Time: diz respeito ao tempo que o fornecedor leva para entregar os pedidos. Quanto maior for ele, maior deve ser o estoque de segurança;
  • Previsão de Demanda: quanto mais regular for a demanda, mais fácil é determinar o estoque de segurança. Quando a demanda for variável, o estoque de segurança precisa ser determinado por uma fórmula específica.

Portanto, quando o tempo de entrega pelos fornecedores não varia muito, o mais recomendado é o cálculo: ES = z σd √ t. Sendo:

  • ES, o estoque de segurança;
  • z, o número de desvios padrão considerados para garantir o nível do serviço;
  • σd, o desvio padrão da demanda;
  • t, o lead time.

Já quando o Lead Time é mais variável e impacta mais diretamente o controle de estoque, a fórmula recomendada é: ES = z √ σd²t + σt² d², em que:

  • ES é o estoque de segurança;
  • z é o número de desvios padrão considerados para garantir o nível do serviço;
  • σd é o desvio padrão da demanda;
  • t é o lead time;
  • σt é o desvio padrão do lead time;
  • d é a demanda média.

Após a realização da fórmula, caso o valor seja “quebrado”, o ideal é arredondá-lo para cima. Assim, você realiza uma administração de compras eficiente e determina o estoque de segurança ideal!

Quais as principais medidas para evitar a falta de itens em estoque?

Verifique a quantidade de produtos armazenados

O primeiro passo é verificar a quantidade de itens estocados e registrar esse volume com precisão. Assim, permite um melhor conhecimento sobre o que é armazenado, para que eventuais medidas de adequação sejam efetuadas.

Ao mesmo tempo em que é preciso ter em mente que, quanto maior o estoque, maior é o capital imobilizado, também é necessário ter cuidado para que nenhum produto jamais falte no armazém, para que as entregas não sejam comprometidas.

Muitos itens contam com demandas diferentes, por isso é necessário verificar o seu volume de saídas e garantir que nenhuma categoria fique zerada.

Conheça o tempo de aprovisionamento da empresa

O tempo de aprovisionamento diz respeito ao período de entrada de determinada mercadoria até a sua saída do inventário. Quando os processos fabris sofrem com atrasos ou falhas, esse fluxo de entradas e saídas é influenciado diretamente, por isso é preciso ter uma visão integrada da operação logística.

Ao monitorar esse tempo de aprovisionamento, é possível controlar melhor essas variáveis e ter mais flexibilidade para atender às demandas dos clientes.

Identifique e comunique as prioridades no estoque

Certas categorias de produtos vendem mais que outras. Aquelas com maior saída precisam de um estoque maior em relação às que têm conversões menores.

Sendo assim, quando um produto é mais vendido, seu estoque de segurança precisa ser maior, para que ele esteja disponível sempre que necessário. Logo, a existência de diferentes canais de distribuição também altera as movimentações — e suas prioridades específicas também precisam ser monitoradas.

Ao prever as variações de procura, as necessidades de armazenamento de certos itens ficam mais claras, permitindo que a empresa possa estabelecer uma margem de segurança no seu estoque.

Fique de olho nas escalas do nível de serviço

Por fim, além de levar em consideração o volume de saída das mercadorias, também é preciso se ater ao seu nível de relevância.

Nem todas as mercadorias precisam do mesmo nível de atenção. Algumas delas fazem parte do seu core business e jamais podem estar indisponíveis, enquanto outras são menos importantes.

Ou seja, com um equilíbrio entre as vendas e o estoque de segurança, sua empresa pode poupar espaço e recursos para produtos com mais procura e que são mais relevantes para o negócio.

Por que tornar a administração de compras mais segura?

Ao adotar todos os cuidados mencionados até aqui e garantir uma boa administração de compras, uma série de benefícios podem ser obtidos para o negócio, como:

  • Manutenção correta do fluxo de produção;
  • Diminuição de gastos relacionados a entregas de última hora ou mesmo com a contratação de colaboradores temporários;
  • Fiel cumprimento dos prazos de entrega, máxima qualidade dos serviços e de satisfação dos clientes;
  • Não acúmulo de itens sazonais ou perecíveis, que geram gastos extras e até prejuízos;
  • Menores custos de armazenagem, com menor incidência de erros;
  • Mais recursos disponíveis para investimentos em pontos estratégicos da organização.

Com todas essas vantagens em mente, basta garantir que a administração de compras seja realmente segura para que elas façam parte dos resultados da sua empresa. 

Como saber se a administração de compras do negócio é segura?

Duas situações podem apontar a ineficiência da administração de compras: mercadorias em sobra ou em falta. Os dois casos podem gerar prejuízos e são consequências de uma previsão de demanda incorreta. 

Com produtos faltantes, vendas são perdidas e um erro fica evidente: sua empresa não fez um estoque de segurança adequado. Logo, essa falha pode ter diferentes causas, como demandas imprevistas ou mesmo erros de verificação. O ideal é observar essas situações e considerar todas as variáveis possíveis, garantindo um melhor controle nas futuras compras.

No caso de itens sobrando, que geram maiores gastos e demonstram vendas empacadas, é preciso considerar quais foram os fatores que levaram a uma maior compra de produtos. Portanto, é necessário reavaliar a situação e corrigi-la.

Em poucas palavras, o grande objetivo da administração de compras é garantir um estoque de segurança calculado com a maior precisão possível, com equilíbrio entre o investimento realizado e os lucros que serão obtidos com as vendas.