Uma empresa precisa ter uma boa gestão financeira para organizar a entrada de recursos e o pagamento das contas.
Porém, muitas companhias têm um fluxo de aprovações de pagamentos muito longo, que demanda que os documentos passem por diversas pessoas dentro de uma hierarquia.
O problema é que muitas vezes esses processos internos são extensos e atrasam a quitação das dívidas.
Isso pode acarretar em multas e juros para a companhia e, em longo prazo, em prejuízo financeiro.
Diante disso, é importante encontrar maneiras eficientes para deixar o processo mais ágil dentro da empresa. Como fazer isso?
Fluxo de aprovações de pagamentos: como organizar?
A organização das contas a pagar começa pelo controle das finanças. Sendo assim, a equipe contábil precisa monitorar os seguintes aspectos:
- Conciliação de dados bancários
- Integração do sistema da empresa com o do banco
- Verificação dos prazos de pagamentos de todos os documentos para evitar a incidência de juros
- Verificação do saldo disponível na conta
- Emissão de um relatório de todas as contas a pagar
Financeiro: como funciona fluxo de pagamentos?
O fluxo de pagamentos inicia com o registro das contas a pagar.
Sendo assim, com o recebimento da nota a equipe contábil precisa dar entrada no sistema e registrar a data de pagamento.
Muitos softwares do mercado possuem soluções automatizadas para facilitar a busca de informações.
Nesses casos, basta fazer uma busca no sistema sobre as contas a pagar de 1 a 10 do mês de novembro, por exemplo.
O software emitirá um relatório de todas as contas a serem pagas nesse período.
Depois disso, a equipe financeira pode emitir um relatório de todas as entradas de recursos até a data e fazer uma previsão de saldo bancário.
Com todas essas informações em mãos será possível solicitar a aprovação do diretor, pois ele terá todos os dados necessários para analisar as finanças da empresa.
Somado a isso, ele poderá aprovar vários pagamentos em uma única vez com base no relatório gerado.
Para deixar o fluxo de aprovações de pagamentos ainda mais ágil, é recomendável adotar a prática de emissão de relatórios semanais para aprovação da diretoria.
Eficiência: como agilizar o fluxo de aprovações de pagamentos?
Para garantir a eficiência e pontualidade nos pagamentos, a empresa pode utilizar sistemas na versão mobile. Eles disponibilizam os recursos na nuvem e, como consequência, aceleram o processo de aprovação.
Como isso acontece? Imagine que a equipe contábil gerou um relatório de contas a pagar e o diretor terá reuniões durante o dia inteiro.
Ele pode, durante um intervalo, avaliar as informações pelo smartphone e fazer a aprovação das contas em tempo real.
Além de facilitar as operações do dia a dia, a ferramenta melhora a comunicação entre os setores da empresa, e o diretor consegue acompanhar o crescimento do negócio de qualquer lugar.
Viu como é possível melhorar o fluxo de aprovações de pagamentos da empresa?
