Um sistema de gestão é uma estrutura que visa facilitar e otimizar o controle e a administração de atividades em uma organização. Não à toa, tem sido cada vez mais buscada por profissionais que têm como objetivo padronizar e dinamizar as atividades dentro das empresas.
Não à toa, uma pesquisa do instituto Grand View Research indica que o mercado para o setor gerou em torno de US$ 54.7 bilhões em 2022. Na mesma apuração, o GVR apurou que a demanda por um sistema de ERP tende a crescer 11% ao ano até 2030.
Na Benner, trabalhamos com ERP para diversos setores e oferecemos ferramentas personalizadas de acordo com a exigência de cada empresa. Leia o artigo e veja como o software é capaz de facilitar a tomada de decisão, concentrar todas as informações e aumentar a produtividade.
O que é sistema de gestão?
Um sistema de gestão é um conjunto de elementos inter-relacionados ou interativos de uma organização para estabelecer políticas, objetivos e processos. Um sistema pode abordar uma única disciplina ou várias disciplinas, por exemplo, gestão da qualidade, gestão financeira ou gestão ambiental.
Esses sistemas são projetados para fornecer uma abordagem sistêmica à gestão, unificando diversas áreas e funções em uma única estrutura coesa.
O objetivo principal é melhorar a eficiência operacional, promover a conformidade com padrões e regulamentações, e possibilitar a tomada de decisões informadas.
Para que serve um sistema de gestão?
Um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) é uma solução integrada que oferece uma abordagem abrangente para gerenciar recursos, processos e informações em uma organização. Aqui estão algumas maneiras pelas quais um sistema de ERP pode ser útil:
Integração de processos
Um ERP integra diferentes processos de negócios, eliminando silos de informação entre departamentos. Isso promove uma visão holística da organização e melhora a comunicação interna.
Eficiência operacional
A automação de tarefas rotineiras e a otimização de processos resultam em maior eficiência operacional, reduzindo o tempo e os recursos necessários para realizar atividades cotidianas.
Tomada de decisões informada
Com dados centralizados e relatórios em tempo real, os gestores têm acesso a informações precisas, facilitando a tomada de decisões mais informada e estratégica.
Gestão financeira
Os módulos financeiros de um ERP ajudam na gestão de contas a pagar, contas a receber, controle de caixa, orçamento e relatórios financeiros, garantindo uma visão clara da saúde financeira da empresa.
Controle de estoque e produção
Os sistemas de ERP podem otimizar o controle de estoque, acompanhar o ciclo de vida dos produtos e melhorar a gestão da produção, evitando excessos ou faltas de estoque.
Gestão de recursos humanos
Funcionalidades de RH incluídas em sistemas de ERP abrangem desde o recrutamento até a folha de pagamento, gerenciamento de desempenho e treinamento, proporcionando uma gestão eficiente dos recursos humanos.
Melhoria na experiência do cliente
Acesso rápido a informações sobre clientes e históricos de transações permite um atendimento mais personalizado, melhorando a satisfação e a fidelidade do cliente.
Conformidade e governança
Sistemas de ERP ajudam as organizações a manter a conformidade com regulamentações e padrões, facilitando auditorias e garantindo boas práticas de governança.
Adaptação às mudanças
Sistemas de ERP são escaláveis e podem ser adaptados às mudanças nas necessidades da organização, seja por crescimento, mudanças de mercado ou evolução dos processos internos.
Colaboração interdepartamental
Ao integrar diferentes áreas da empresa, um ERP facilita a colaboração e a troca de informações entre departamentos, promovendo um ambiente de trabalho mais integrado.
Segurança da informação
Sistemas de ERP geralmente incluem recursos robustos de segurança, protegendo dados críticos e reduzindo os riscos de violações de segurança.
Competitividade
Ao melhorar a eficiência, reduzir custos e permitir uma tomada de decisões mais ágil, um sistema de ERP pode tornar a organização mais competitiva no mercado.
Quais os principais tipos de sistema de gestão?
Existem muitos tipos diferentes de sistemas de gestão, cada um com seu próprio conjunto de objetivos e requisitos. Alguns dos tipos mais comuns de sistemas de gestão incluem:
Sistemas de gestão da qualidade (SGQ)
Esses sistemas são projetados para garantir que os produtos e serviços de uma organização atendam aos requisitos do cliente e aos padrões de qualidade.
Sistemas de gestão ambiental (SGA)
Já os softwares desse segmento são projetados para minimizar o impacto ambiental das atividades de uma organização.
Sistemas de gestão de segurança e saúde ocupacional (SSO)
Aqui, o foco é proteger os funcionários de lesões e doenças relacionadas ao trabalho.
Sistemas de gestão da informação (SGI)
Em relação ao SGI, ele é projetado para proteger a integridade e a disponibilidade da informação de uma organização.
Como saber se preciso de um sistema de ERP?
Decidir se você precisa de um sistema de ERP envolve avaliar vários aspectos da sua empresa. Para saber se sua empresa precisa de um sistema de ERP, considere os seguintes fatores:
Crescimento e complexidade
Se a empresa está crescendo rapidamente ou tornando-se mais complexa, um sistema de ERP pode ajudar a gerenciar eficientemente as operações em expansão.
Problemas de comunicação e colaboração
Se há falta de comunicação entre departamentos ou dificuldades em compartilhar informações, um sistema de ERP pode integrar dados e melhorar a colaboração.
Dificuldades na tomada de decisões
Se você enfrenta desafios na obtenção de dados precisos e oportunos para a tomada de decisões, um sistema de ERP pode fornecer relatórios em tempo real e insights mais detalhados.
Controle financeiro ineficaz
Se a gestão financeira está se tornando um desafio, com dificuldades em controlar despesas, contas a pagar e a receber, um sistema de ERP pode melhorar o controle financeiro.
Problemas de estoque e produção
Se há dificuldades no controle de estoque, gestão da cadeia de suprimentos ou produção, um sistema de ERP pode otimizar esses processos.
Compliance e normas regulatórias
Se sua empresa precisa cumprir normas e regulamentações específicas do setor, um sistema de ERP pode facilitar a conformidade e auxiliar em auditorias.
Ineficiências operacionais
Se há ineficiências operacionais, como retrabalho, processos manuais demorados e falta de automação, um sistema de ERP pode aumentar a eficiência.
Dificuldades no gerenciamento de recursos humanos
Se a gestão de recursos humanos está se tornando complexa, desde a folha de pagamento até o gerenciamento de talentos, um sistema de ERP pode simplificar esses processos.
Necessidade de dados em tempo real
Se você precisa de acesso imediato a informações atualizadas e relatórios em tempo real para suportar decisões rápidas, um sistema de ERP pode ser benéfico.
Experiência do cliente insatisfatória
Se os clientes estão insatisfeitos devido a atrasos, erros ou falta de informações precisas, um sistema de ERP pode melhorar a experiência do cliente.
Desafios na gestão de projetos
Se a gestão de projetos está se tornando complicada, com dificuldades em rastrear recursos, prazos e orçamentos, um sistema de ERP pode oferecer suporte.
Manutenção de múltiplos sistemas isolados
Se sua empresa está utilizando vários sistemas isolados para diferentes funções (financeiro, estoque, recursos humanos), consolidá-los com um sistema de ERP pode trazer benefícios significativos.
Ao avaliar esses aspectos, você poderá determinar se um sistema de ERP é apropriado para as necessidades específicas da sua empresa. Um sistema de ERP bem implementado pode ser um investimento valioso para melhorar a eficiência, a comunicação e a tomada de decisões em sua organização.
Quais os sistemas de gestão que podem ser usados na empresa?
Os módulos de um sistema de gestão podem variar dependendo do tipo específico de sistema e das necessidades da organização. No entanto, existem alguns módulos comuns encontrados em muitos sistemas de gestão. Aqui estão alguns dos principais:
Gestão de Projetos
A opção de gestão de projetos é feita para facilitar o planejamento, execução e acompanhamento de projetos dentro da organização.
- Planejamento de projetos: o módulo ajuda as empresas a definir os objetivos do projeto, criar um cronograma e estimar os custos;
- Atribuição de tarefas: permite a alocação eficiente de recursos humanos e materiais para tarefas específicas. Também garante uma distribuição equilibrada de responsabilidades entre a equipe;
- Acompanhamento de progresso: oferece ferramentas para monitorar o andamento do projeto em tempo real. Além disso, fornece visibilidade sobre o cumprimento de prazos e a conclusão de tarefas.
- Gestão de recursos: acompanha e controla os custos do projeto, incluindo orçamento, despesas e variações. Permite uma gestão eficaz dos recursos financeiros alocados ao projeto;
- Relatórios de desempenho: gera relatórios e análises sobre o desempenho do projeto. Fornece insights para a tomada de decisões informadas e aprimoramento contínuo.
Gestão de Tarefas e Atividades
A função de gestão de atividades é projetada para facilitar o acompanhamento e organização das tarefas diárias e atividades operacionais dentro da organização.
Resumidamente, os principais recursos do módulo são:
- Lista de tarefas: oferece uma lista centralizada de tarefas a serem realizadas. Facilita a criação, atribuição e acompanhamento de tarefas individuais;
- Atribuição de responsabilidades: permite a alocação eficiente de responsabilidades entre membros da equipe. Garante clareza sobre quem é responsável por cada tarefa;
- Acompanhamento de status: permite a definição de status para cada atividade (pendente, em andamento, concluída, etc.). Facilita a priorização de atividades com base em sua importância e urgência;
- Colaboração em tempo real: integra ferramentas de comunicação para facilitar a colaboração entre membros da equipe. Permite comentários, compartilhamento de informações e discussões sobre atividades.
- Notificações e lembretes: envia notificações automáticas sobre prazos, atualizações e novas atribuições. Ajuda a evitar atrasos e a manter a equipe informada;
Gestão de Documentos
A função de gestão de documentos é desenvolvida para facilitar a organização, armazenamento e recuperação eficiente de documentos essenciais dentro da organização.
Suas principais atividades são:
- Armazenamento e organização de documentos: oferece um local centralizado para armazenar documentos, garantindo fácil acesso a informações cruciais;
- Controle de versões: registra e gerencia diferentes versões de um documento, rastreando alterações ao longo do tempo;
- Compartilhamento de documentos: facilita o compartilhamento seguro de documentos com membros da equipe ou departamentos específicos;
- Colaboração em tempo real: define permissões de acesso para garantir que apenas usuários autorizados possam visualizar ou editar documentos sensíveis;
- Backup e recuperação: oferece recursos de backup para proteger contra perda acidental de dados e facilitar a recuperação.
Gestão de Recursos Humanos (RH)
O software de gestão de RH de ERP é um conjunto de funcionalidades que ajudam as empresas a gerenciar seus recursos humanos. Ele fornece uma plataforma centralizada para gerenciar todos os aspectos da gestão de RH, desde o recrutamento e seleção até a folha de pagamento.
O recurso inclui as seguintes atividades:
- Recrutamento e seleção: atua nas etapas de recrutar e selecionar novos funcionários, avaliar candidatos e realizar entrevistas;
- Administração de pessoal:
- Avaliação de desempenho: o módulo ajuda as empresas a avaliar o desempenho dos funcionários, fornecendo feedback e oportunidades de desenvolvimento;
- Gestão de treinamentos: com o módulo, é possível desenvolver e treinar seus funcionários, garantindo que estejam qualificados para as suas funções;
- Folha de pagamento: a ferramenta processa a folha de pagamento de seus funcionários, garantindo que todos os pagamentos sejam feitos corretamente.
Gestão Financeira
A gestão financeira de ERP é um conjunto de funcionalidades que ajudam as empresas a gerenciar suas finanças. Ele fornece uma plataforma centralizada para gerenciar todos os aspectos das finanças, desde o planejamento até a análise.
Veja as tarefas que envolvem o módulo:
- Orçamento e previsão financeira: facilita a criação e o acompanhamento de orçamentos, auxiliando na tomada de decisões financeiras;
- Controle de despesas: controla e registra despesas corporativas, garantindo transparência e conformidade;
- Acompanhamento de receitas: mantém registros contábeis, facilitando relatórios financeiros e garantindo conformidade com normas contábeis
- Faturamento e emissão de notas fiscais: automatiza o processo de faturamento e emissão de notas fiscais, garantindo conformidade fiscal.
Business Intelligence (BI) e Relatórios
O módulo de Business Intelligence (BI) e relatórios, por sua vez, é projetado para fornecer insights acionáveis por meio da análise de dados e geração de relatórios detalhados.
Veja como o BI colabora para as empresas na prática:
- Ferramentas de análise de dados: coleta dados de diversas fontes dentro do ERP e os consolida para análises abrangentes. Utiliza ferramentas avançadas para explorar tendências, padrões e correlações nos dados;
- Geração de relatórios personalizados: permite a criação de relatórios personalizados de acordo com as necessidades específicas da empresa. Oferece flexibilidade para selecionar métricas, filtros e visualizações;
- Dashboards para visualização de dados: cria dashboards interativos e visualmente apelativos para resumir informações-chave em tempo real. Facilita a rápida compreensão do desempenho organizacional;
- Análise de tendências e métricas: avalia o desempenho da organização, departamentos ou processos com base em métricas específicas. Identifica áreas de melhoria e sucesso.
Gestão de Vendas e CRM (Customer Relationship Management)
O CRM é usado para ajudar as organizações a gerenciar seus relacionamentos com os clientes. Os CRM disponíveis no mercado podem ajudar as organizações a melhorar a satisfação do cliente, aumentar as vendas e gerar novos leads.
Entre as atividades que o CRM executa, as principais são:
- Gestão de contatos e leads: permite o armazenamento de informações detalhadas sobre clientes, leads e contatos. Além disso, facilita a organização de dados para segmentação e personalização nas interações;
- Oportunidades de vendas: registra e monitora oportunidades de vendas, desde o primeiro contato até o fechamento da negociação. Fornece visibilidade do pipeline de vendas e ajuda na previsão de receitas;
- Histórico de interações: rastreia e registra todas as interações passadas com clientes, incluindo chamadas, reuniões, e-mails e transações. Permite uma visão abrangente do relacionamento ao longo do tempo;
- Gestão de campanhas de marketing: facilita o planejamento, execução e acompanhamento de campanhas de marketing. Integra com ferramentas de automação de marketing para análise de desempenho.
Gestão de Ativos
O módulo de gestão de ativos de ERP é feito para as empresas gerenciarem seus ativos tangíveis e intangíveis. Os ativos tangíveis incluem itens físicos, como equipamentos, edifícios e veículos. Os ativos intangíveis incluem itens não físicos, como marcas, patentes e direitos autorais.
As principais funcionalidades do módulo são:
- Inventário de ativos: fornece relatórios sobre os ativos da empresa, que podem ser usados para tomar decisões informadas.;
- Manutenção preventiva: ajuda as empresas a planejar e executar a manutenção de seus ativos físicos;
- Rastreamento de ativos: rastreia os ativos físicos da empresa, incluindo sua localização, condição e valor;
- Avaliação de depreciação: acompanha os custos associados aos ativos da empresa, incluindo os custos de aquisição, manutenção e depreciação.
Gestão da Qualidade
O módulo de gestão da qualidade é projetado para garantir que os processos operacionais atendam aos padrões e normas de qualidade estabelecidos. Veja quais os principais destaques dessa função:
- Controle de qualidade: gerencia a criação, revisão e aprovação de documentos relacionados à qualidade, como manuais, procedimentos e instruções;
- Auditorias internas: programa e executa auditorias internas para avaliar a conformidade com normas de qualidade e identificar áreas de melhoria;
- Melhoria contínua: gerencia e registra mudanças nos processos para garantir que as alterações não comprometam a qualidade;
- Conformidade com padrões: registra e rastreia eventos de não conformidade, facilitando investigações e a implementação de ações corretivas.
Gestão de Fornecedores
O módulo de gestão de fornecedores é um conjunto de funcionalidades que ajudam as empresas a gerenciar seus relacionamentos com fornecedores. Ele fornece uma plataforma centralizada para gerenciar todos os aspectos do relacionamento com fornecedores, desde a qualificação até a avaliação.
O módulo geralmente inclui as seguintes funcionalidades:
- Cadastro de fornecedores: o módulo ajuda as empresas a qualificar fornecedores novos e existentes, avaliando sua capacidade, confiabilidade e conformidade;
- Avaliação de desempenho de fornecedores: a ferramenta monitora o desempenho dos fornecedores, identificando oportunidades de melhoria;
- Monitoramento de contratos: Gerencia contratos e acordos com fornecedores e ajuda a garantir o cumprimento de obrigações.
Como o sistema de gestão contribui na empresa?
Um sistema de gestão, como um ERP ou outro tipo de software integrado, pode contribuir significativamente para o desempenho e eficiência de uma empresa em diversas áreas. Veja algumas maneiras em que um sistema de gestão pode contribuir positivamente:
Integração de processos
Unifica informações de diferentes departamentos, eliminando silos de dados e promovendo uma visão holística dos negócios. Facilita a comunicação e a colaboração entre diferentes áreas da empresa.
Automatização de tarefas
Automatiza processos operacionais e administrativos, reduzindo a carga de trabalho manual. Além disso, libera tempo para as equipes se concentrarem em tarefas mais estratégicas e de valor agregado.
Melhoria na tomada de decisão
Fornece dados em tempo real e relatórios analíticos para apoiar decisões informadas. Também facilita a identificação de tendências, oportunidades e desafios no ambiente de negócios.
Eficiência operacional
Otimiza processos, reduzindo redundâncias e melhorando a eficiência operacional. Minimiza erros humanos por meio de automação e padronização de tarefas.
Controle financeiro
Permite um controle mais preciso das finanças, monitorando receitas, despesas e fluxo de caixa. Facilita o cumprimento de obrigações fiscais e regulatórias.
Conformidade e segurança
Ajuda a garantir conformidade com regulamentações e padrões do setor. Reforça a segurança dos dados por meio de recursos de controle de acesso e criptografia.
Facilita a expansão e crescimento
Oferece escalabilidade para acomodar o crescimento da empresa. Facilita a entrada em novos mercados e a expansão das operações.
Análise e melhoria contínua
Fornece ferramentas para análise de desempenho e métricas-chave. Facilita a identificação de áreas de melhoria e a implementação de práticas mais eficientes.
Ao integrar e otimizar processos, um sistema de gestão contribui para a eficiência global da empresa, promovendo um ambiente mais organizado, ágil e capaz de se adaptar às demandas do mercado.
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