Visualize a seguinte cena: início da jornada de trabalho e a caixa de e-mails lotada, indicando novas mensagens que aguardam ser cuidadosamente lidas, com anexos e mais anexos para serem baixados e devidamente salvos. Basta uma distração, como um toque de telefone, e isso pode desencadear erros em série. Essa rotina se aplica a várias áreas, mas o impacto disso no departamento jurídico ao analisar o cálculo trabalhista pode refletir diretamente no caixa da empresa.

Quer saber como? Basta analisar um pouco a rotina dessa equipe: os cálculos trabalhistas são enviados para o departamento jurídico pelo contador da empresa, geralmente em planilhas ou em um arquivo PDF. Esse time precisa conferir os dados recebidos com as informações prestadas pelos reclamantes e fazer as devidas correções e atualizações de valores, antes de seguir para a audiência.  Acontece, que a variedade de formatos em que as informações são disponibilizadas para o departamento jurídico dificulta o processo e pode gerar uma diferença na atualização dos valores, gerando prejuízo para a empresa.

É possível eliminar esse tipo de problema?

Uma parte dessa resposta foi trazida no post anterior dessa série, que destacou a necessidade da automatização e centralização de informações, possíveis a partir de softwares especializados em organização jurídica. Mais do que saber que a tecnologia é sua aliada, é importante estar ciente de como esses recursos podem tornar prática a rotina do seu time, mantendo o controle da operação, focando a atenção deles na análise de informações.

O software ideal precisa apresentar quatro características essenciais para garantir a acuracidade do cálculo trabalhista, bem como a agilidade no processo. Confira quais são elas:

• Layout padrão: em vez de fazer um malabarismo para compreender os diferentes formatos de planilha de cálculo, um software especializado para organização jurídica pode contribuir padronizando os campos que devem ser preenchidos, para facilitar a análise dos dados. Outra vantagem é que a solução ideal envia um alerta quando o cálculo chega da contabilidade. Tudo isso contribui para minimizar atrasos ou mesmo evitar o esquecimento dessas ações, evitando prejuízos maiores.

• Centralização das informações: não é incomum o controle de planilhas e PDFs ficarem salvos em estações de trabalho (isso se não permanecem em e-mails corporativos ou até pessoais). Além de não ser adequado, essas informações dispersas dificultam o controle exato e geram riscos para a organização jurídica, expondo informações sigilosas da empresa.

• Facilidade no provisionamento: essa é uma clara consequência da centralização de informações e padronização do layout. A partir de um rigoroso controle, fica mais fácil realizar o provisionamento, minimizando significamente os riscos de realizar pagamentos equivocados, o que pode trazer prejuízos em médio e longo prazos para a corporação.

• Maior agilidade na análise e correção: as etapas operacionais de organização das planilhas ficam a cargo da tecnologia, e a equipe jurídica pode concentrar seus esforços no gerenciamento dessas informações e, especialmente, na análise. Isso faz com que o time se preocupe realmente com o que importa para efetuar o cálculo trabalhista com assertividade. A solução especializada favorece para encontrar algum erro facilmente e, dessa forma, corrigi-lo antes da audiência.

Uma recomendação importante: para evitar que a empresa tenha desembolso imediato de valores referentes às demandas judiciais, é fundamental que o cálculo seja feito desde o momento inicial que foi trazido pelo reclamante. Isso dará agilidade e contribuirá para maior acuracidade no processo. Fique de olho!

Busque uma solução que facilite a execução das tarefas operacionais e gere espaço para a análise crítica das informações. Assim, a rotina de trabalho do departamento jurídico será facilitada e a cena descrita no início do post ficará apenas para a recordação. Mas para isso, é essencial contar com soluções tecnológias focadas na organização jurídica, já desenvolvidas para atender aos requisitos que essa área estratégica demanda.  

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