Um bom sistema de gestão de contratos tem impacto direto sobre os resultados das empresas. Uma vez que permite um gerenciamento mais preciso, ágil e eficaz da documentação e de todos os processos que envolvem ela.

Afinal, elaborar contratos do zero, submetê-los a longos processos de revisão, não ter modelos pré-aprovados e nem recursos que facilitem o cumprimento de prazos são descuidos que tomam tempo, esforços e podem comprometer o desempenho interno.

Há muito tempo, não há mais espaço para processos lentos e burocráticos no setor jurídico corporativo. Cada vez mais, os profissionais da área precisam agregar valor estratégico e impactar diretamente as decisões de sucesso das empresas.

Isso significa que processos manuais, lentos e repetitivos precisam dar lugar a procedimentos mais eficientes, apoiados em tecnologias que garantam alto desempenho operacional.

Nesse contexto, um sistema de gestão de contratos de excelência pode fazer toda a diferença nas rotinas de elaboração, organização e controle. Quer descobrir como escolher a melhor solução na área e desfrutar de todos os seus benefícios? Confira a seguir!

 

O que ponderar na hora de escolher um sistema de gestão de contratos?

Antes de optar por qualquer sistema de gestão de contratos, observe bem se ele é alinhado às suas necessidades, aos recursos mais avançados do mercado e às principais demandas jurídicas da área em que você atua.

Em geral, as melhores soluções da área são aquelas que não só reúnem funcionalidades capazes de aumentar a produtividade no departamento jurídico, mas que também oferecem inteligência a favor da tomada de decisões.

Nesse sentido, podemos dizer que os melhores sistemas de gestão de contratos são aqueles que reúnem características como:

Criação de documentos facilitada

Para a criação dos contratos, o software ideal é aquele que conta com uma biblioteca de modelos prontos para a inserção dos dados.

Mais que facilitar a elaboração com modelos personalizados, também é importante que a solução possibilite:

• Um histórico de revisões;
• Envie a documentação por e-mail;
• Disponibilize para compartilhamento;
• Entre outras funções de igual impacto sobre as rotinas internas.

 

Emissão e digitalização do contrato

Além de emitir corretamente os contratos formais e os registrar com suas devidas assinaturas, um bom sistema também armazena suas diferentes versões, documentos, minutas, aditivos, entre outras informações semelhantes.

Uma vez digitalizados, os dados permitem um gerenciamento totalmente eletrônico dos documentos, que elimina extravios, a falta de segurança e as demoras próprias das buscas físicas por contratos antigos. 

 

Controle de SLAs

A contratação de qualquer software depende de SLAs bem definidos e controlados. Com o sistema de gestão de contratos não é diferente!

É por meio do Acordo de Nível de Serviço que são formalizados os termos ligados aos:

• Prazos de implementação;
• Formato do suporte técnico;
• Metas ligadas ao desempenho da solução;
• Entre outros pontos ligados ao sucesso da implementação do sistema.

 

Armazenamento integrado

Todos os contratos devem ser devidamente armazenados no software, bem como os documentos relacionados, suas informações de status e histórico. Assim, as informações se mantêm integradas, bem organizadas e sempre disponíveis aos interessados.

 

Fluxo de trabalho para aprovações e notificações

O fluxo de trabalho oferecido pelo sistema de gestão de contratos deve facilitar e garantir total controle sobre as aprovações necessárias, conferindo mais praticidade e agilidade aos envolvidos.

Nesse sentido, lembretes também são importantes para alertar as partes interessadas a respeito das aprovações pendentes e sobre o andamento de todo o processo.

 

Processo de negociação de contrato

Outro benefício próprio da digitalização dos contratos é um melhor controle do histórico das negociações. Afinal, em processos manuais, é impossível rastrear as etapas anteriores dos acordos e tomar decisões a partir delas.

 

Pesquisa rápida

Além de ser seguro, o sistema precisa garantir fácil acesso à documentação. Assim como pesquisas rápidas e simples, feitas com base em fatores que permitam buscas mais práticas, como datas, partes envolvidas, tipos, status, entre outros.

 

Segurança baseada em nuvem

Mais que garantir um acesso facilitado à documentação, o sistema também deve ter protocolos sólidos de segurança para armazená-la. Nesse sentido, as tecnologias em nuvem se destacam cada vez mais em termos de proteção de dados, integração e disponibilidade.

 

Relatórios, painéis e lembretes

Por meio de relatórios e painéis de supervisão, além dos supracitados lembretes, é possível garantir um controle muito mais assertivo para o gerenciamento dos contratos.

Assim, é importante que o sistema de gestão:

• Avise sobre ocorrências de inconformidades;
• Informe status de indicadores contratuais;
• Ofereça gráficos com tendências;
• Reporte os eventos que estão em andamento;
• E outras informações que permitam extrair ao máximo os melhores insights e informações dos registros.

 

Assinatura eletrônica

As assinaturas eletrônicas são cada vez mais comuns, e seu uso é de suma importância para operações digitais, à distância ou que também exijam mais celeridade e praticidade para sua conclusão.

Se um dos principais focos de um bom sistema de gestão de contratos é garantir que os processos e aprovações sejam feitas no menor tempo possível, esse tipo de recurso é de importante para que as negociações e suas oficializações sejam feitas em tempo real!

 

O sistema de Gestão para Departamentos Jurídicos da Benner é totalmente focado nas características mencionadas acima. A fim de tornar a área muito mais estratégica e produtiva dentro das empresas.

Além de automatizar os processos internos, ele gerencia indicadores em tempo real para uma análise preditiva de indicadores, conferindo mais eficiência gerencial por meio de dashboards claros e intuitivos.

Dessa maneira, o time jurídico dinamiza suas rotinas de trabalho. Além disso, tem mais segurança para lidar com o fluxo de documentos e passa a desempenhar um papel de muito mais valor à organização!

Quer conhecer a nossa solução e os impactos positivos que o sistema de gestão de contratos pode gerar no seu negócio? Basta clicar no link e conferir todos os detalhes do sistema!