Quando uma empresa cresce sem planejamento começam a surgir problemas no controle dos processos. Entre essas situações estão a conciliação de notas fiscais e a deficiência na entrega de produtos ou serviços.
Diante desse cenário, como garantir a entrega do produto dentro do prazo? Como acompanhar os pedidos e a emissão de notas fiscais? Confira como resolver essas situações!
Como garantir a entrega do produto e a conciliação de notas fiscais?
Entregar o produto certo e dentro do prazo é a primeira estratégia para conquistar o cliente. Somado a isso, é necessário oferecer um serviço de qualidade, desde o primeiro atendimento assim como no pós-venda.
Para evitar erros na entrega dos produtos é essencial tomar alguns cuidados básicos. Entre eles estão:
- A organização do processo de compra e venda;
- Lançamento correto das notas fiscais;
- Estruturação da logística da empresa, com definição de prazos reais;
- Manutenção de um estoque organizado e atualizado, com registro de alterações em tempo real;
- Contratação de empresas terceirizadas e comprometidas com o resultado da entrega dos produtos;
- Acompanhamento da entrega do produto e cumprimento dos prazos;
- Boa parceria com fornecedores para reposição do estoque.
E quanto mais uma empresa cresce, maior é a necessidade de aumentar o controle sobre o fluxo de caixa, conciliação de notas fiscais e a venda de produtos.
Quais os riscos da falta de gestão financeira?
A gestão financeira deve ser iniciada já com a identificação dos custos antes mesmo do pedido de compra, até a liquidação do boleto para o pagamento do fornecedor. Ela também envolve o cumprimento de prazos para quitação das dívidas a fim de evitar juros ou pagamento em duplicidade. Além disso, é necessário acompanhar os recebíveis ao identificar a data de recebimento dos pagamentos.
Para tanto, é importante fazer o acompanhamento de toda a operação: a solicitação do produto ou serviço, a administração do fluxo de caixa e o monitoramento do balanço financeiro para o pagamento das dívidas.
A falta desse controle gera muitos riscos para a empresa. Entre eles estão:
- O pagamento de juros desnecessários que comprometem a eficiência e os resultados da companhia;
- Problemas fiscais por erros nos lançamentos de notas, o que pode acarretar em multas do fisco;
- Ausência de dinheiro para dar continuidade às atividades da empresa.
Nesse sentido, fazer o acompanhamento manual por meio de planilhas no excel é um processo demorado, que exige a participação de mais profissionais e, ainda, tem altíssima margem de erros.
Por isso, o mais indicado é utilizar ferramentas que permitam a automatização e integração de processos, desde a gestão de pagamentos, controle de estoques e pedidos até a emissão de notas fiscais.
Esse tipo de solução traz mais objetividade aos processos, maior retorno para a empresa e uma redução de custos. Afinal, não é necessário contratar mais pessoas para fazer a conciliação das notas fiscais e o controle dos produtos no estoque.
Isso evita que um funcionário do setor de compras, por exemplo, precise repassar as informações ao setor de finanças para manter um controle. Também reduz a necessidade de confrontar as notas dos produtos recebidos com os pedidos e o estoque, pois o sistema faz tudo de maneira automatizada.
Sendo assim, com a utilização de uma ferramenta que integra as informações todos os setores ficarão mais seguros:
- O departamento de compras terá os dados corretos para programar a aquisição de novos itens para o estoque;
- O setor de finanças saberá exatamente o valor que deve ser gerado na nota fiscal;
- E a equipe de vendas terá os dados para saber como garantir a entrega do produto ao cliente, dentro do prazo.
Portanto, é fundamental que a empresa faça um controle das finanças e a conciliação de notas fiscais para garantir o sucesso das operações. Gostou das dicas? Aproveite para descobrir como você pode alavancar o seu negócio!
