Em 2017 ainda existem muitos profissionais de departamentos jurídicos que procuram processos de forma manual, mesmo que já não seja mais necessário buscar as informações pessoalmente nos setores da empresa ou via telefone. Desse jeito, se consome mais de uma hora em um único dia, certo?
Agora, você, gestor jurídico, multiplique essa hora consumida pelo número de funcionários do seu departamento e depois pela quantidade de dias do mês, e veja quantas horas são utilizadas na simples atividade de atualizar os andamentos dos processos a cada mês! Horas que poderiam ser investidas em atividades mais produtivas e que geram competitividade para o negócio, como, por exemplo, pensar em estratégias para uma negociação jurídica.
Para o departamento estar bem organizado é necessário ter profissionais capacitados, realizando as tarefas certas (combinadas com suas competências) e com o auxílio de um bom sistema jurídico para centralizar todas as informações dos processos. Confira abaixo dicas de como ter uma melhor organização jurídica no cadastramento de seus processos!
#1 Minimize os erros de cadastro dos processos com a segregação
Uma sugestão para minimizar os erros de cadastro dos processos sem dedicar mais tempo para checar as informações é ter um sistema jurídico que permita a segregação dos dados. No momento de cadastrar um processo, o sistema permite que mais de uma pessoa participe da atividade. Diante das inúmeras informações a serem cadastradas (como dados da empresa e judiciais, tributos e documentos) é possível dividir os dados mais complexos com profissionais mais experientes e os mais básicos a equipes iniciantes ou administrativas. Dessa forma, um valida os dados do outro. Com isso, o departamento jurídico evita erros de informação, por ter verificações de integridade do sistema e um workflow direcionado às atividades aos responsáveis por cada etapa.
#2 Aumente a velocidade na entrada de processos sem falhas de interpretação
Ao fazer uso da tecnologia, com a automatização dos processos a entrada desses documentos ganha velocidade e ao mesmo tempo evita erros de interpretação. Ao acessar o cadastro de um processo, o advogado pode verificar o lançamento específico de “dedução de horas extras pagas”, por exemplo, evitando uma interpretação errônea. Já que existem diversos tipos de horas extras (dedução de horas extras pagas, compensação de valores pagos, folgas e feriados, intervalos, entre outros) e cada uma tem sua métrica de cálculo e de acordo com os fatos narrados, uma estimativa de perda diferente. A falha na interpretação, caso tivesse sido registrado somente “horas extras” sem mais detalhes, pode comprometer diretamente os valores provisionados.
#3 Delegue tarefas para diminuir atividades administrativas dos advogados
Aprender a delegar é um passo indispensável para o gestor do departamento ou escritório ter tempo para priorizar ações estratégicas na empresa e, ainda, é a melhor forma de desenvolver cada membro da equipe. Por exemplo, para que os advogados possam acompanhar os processos jurídicos e pensar em estratégias de negociação, é necessário que o gestor delegue as tarefas administrativas menores para os assistentes jurídicos. Isso garante maior qualidade no trabalho da equipe e pontos na gestão.
Com o aumento do nível intelectual da população a demanda processual também aumentou, e por isso as empresas devem estar bem preparadas para gerir o crescimento do volume das causas. O gestor de departamento jurídico é o responsável por organizar o setor para que atenda bem seus clientes e, sobretudo, para que os processos sejam bem gerenciados, aplicar essas dicas no dia a dia para ter uma organização jurídica de qualidade. Dessa forma, reduz de maneira significativa os custos operacionais, ao mesmo tempo em que aumenta a qualidade, competitividade, produtividade e o lucro da empresa.