Administrar a demanda de processos, cada vez mais crescente e com claros reflexos na gestão do contencioso de massa, é um grande desafio dos departamentos jurídicos. Um estudo conduzido pelo Conselho Nacional de Justiça acende um sinal de alerta para as empresas: o número de processos em tramitação no Brasil pode chegar a 114,5 milhões em 2020, o que representa um aumento de 10% ao total ajuízado em 2015. Essa tendência de crescimento reforça a necessidade de estruturar ações preventivas nas corporações, no sentido de que estas demandas não tragam tantos impactos no fluxo de caixa. E a sua empresa, será que já utiliza as melhores práticas para ser mais eficiente e pró-ativa na gestão do contencioso de massa?

Para encontrar essa resposta, é necessário observar soluções viáveis para melhorar a  gestão do contencioso de massa. Essas alternativas vão desde promover maior interação da sua área jurídica com os outros departamentos da companhia, para propiciar a colaboração e a consolidação de ações preventivas, até fazer a gestão de documentos e processos de forma integrada, com controle de versões dos contratos, envolvimento de aprovadores e gestão eficiente de prazos.

Outro caminho é buscar a sinergia com os escritórios credenciados, com controle e acompanhamento do desempenho de cada um deles nas causas distribuídas, envolvendo-os na busca por resultados. Você pode avaliar diferentes formas de parceria e remuneração nessa terceirização (como pagamento por honorário ou fases do processo), adequadas ao perfil de contencioso da sua empresa. Pode ainda aperfeiçoar constantemente a análise dos dados históricos da corporação, para agilizar a tomada de decisão quanto às ações, assim como evoluir na apuração de valores para provisionamento.

Essas são ações que permitem que sua organização seja muito mais produtiva e assertiva na gestão do contencioso. Para ajudar seu time a colocar esses exemplos em prática e impulsionar essa transformação, o melhor caminho é contar com um software de gestão especializado. Confira porque: 

1.Permite controle financeiro baseado em distribuição por desempenho

Esse recurso dá subsídios para estabelecer uma medição de performance com os escritórios credenciados, uma tendência no mercado — já há empresas ranqueando os terceirizados a partir de índices de performance para remunerar melhor, fidelizando a relação entre eles. Uma ferramenta especializada contribui para melhor gestão do custo, fazendo o controle financeiro por diversas modalidades de pagamento (por processo, por conclusão da ação ou mesmo remuneração baseada nas fases do processo). 

2.Faz a integração com softwares de gestão empresarial (ERP)

Uma solução tecnológica especializada aumenta o grau de governança corporativa  ao passo que integra com os demais softwares de gestão da sua empresa. Dessa forma, contribui para a redução de custo operacional, automatizando  etapas e garantindo um histórico fidelizado, capaz de aumentar a previsibilidade dos acontecimentos. O fato de ter menos pessoas trabalhando em processos intermitentes diminui a vulnerabilidade (como o não-cumprimento de prazos legais, que podem resultar em perdas de processo) e aumenta a satisfação dos envolvidos, que veem sua produtividade aumentar.

3.Automatiza o fluxo de trabalho 

Um software de gestão automatiza as atividades e os fluxos de trabalho. À medida que novos trabalhos são iniciados, o fluxo serve como um guia automático e direciona às pessoas responsáveis a atividade a ser feita, facilitando a consecução das atividades. Outro benefício é a centralização das informações, que evita o arquivamento em e-mail ou em computador. Isso garante um sólido controle de gestão de documentos, que inclui as etapas de aprovação, bem como o acompanhamento de prazos e vencimentos de contratos. 

4.Propicia o gerenciamento detalhado da provisão

Outro desafio que uma solução tecnológica pode driblar é a melhoria no provisionamento do contencioso. Com uma ferramenta totalmente integrada, ela precisa estar em conformidade com os parâmetros de pronunciamento técnico que define critérios de reconhecimento e bases de mensuração de provisões, passivos e ativos contingentes, em sintonia com a Deliberação da Comissão de Valores Mobiliários (CVM – nº 594). Nesse contexto, é possível fazer um rígido controle do seu contencioso, contabilizando informações que são reavaliadas a cada balanço, dando mais solidez à estimativa de custo.

Ao aderir um software especializado é possível ter mais segurança na gestão do contencioso de massa, gerando resultados que vão desde a redução do custo operacional, passando por uma gestão preventiva mais eficaz e até aumento do desempenho judicial.